Ich habe versehentlich einen Vorgang gelöscht. Kann ich das rückgängig machen oder in Zukunft verhindern?

Worum geht's? – Das Löschen von Vorgängen in Vaira

In deiner Vorgangsliste geben wir dir die Möglichkeit, Vorgänge endgültig zu löschen. Diese Funktion ist vor allem dafür gedacht, dass du Testvorgänge, versehentlich erstellte Vorgänge oder an deine eigenen Systeme erfolgreich übergebene Vorgänge endgültig löschen kannst.

Da es sich bei Dokumentationen um Daten kritischer Infrastruktur handelt, werden deine Daten dabei unwiederbringlich gelöscht. Der rote Knopf besiegelt die dauerhafte Entfernung aller Informationen aus deinem Vorgang.

Aber was kannst du tun, damit niemand versehentlich Vorgänge löscht? Und wie hältst du trotzdem Ordnung in deiner Vorgangsliste?

Verhindern, das Vorgänge gelöscht werden – Rollen und Berechtigungen

Einer der wichtigsten Wege, Datenverlust durch unabsichtliche Löschung zu vermeiden, ist die Konfiguration von Rollen und Berechtigungen. Die Einstellungen hierfür können nur User vornehmen, die Zugriff auf Rollen und Berechtigungen haben – also mindestens dein Account-Admin von Vaira, gegebenenfalls aber auch noch weitere Personen je nach eurer Konfiguration.

1. Gehe über das Zahnrad-Symbol unten links im Vaira Office in deine Accounteinstellungen des Vaira Kontos.
2. Klicke im Untermenü auf Rollen.
   1. Überprüfe alle relevanten bestehenden Rollen darauf, ob du ihnen die Berechtigung workflow.instances.delete gegeben hast.
   2. Entferne diese Berechtigung aus allen Rollen, die keine Erlaubnis haben sollen, Vorgänge zu löschen.
3. Klicke im Untermenü auf Berechtigungen.
   
   
   
4. Stelle hier nun sicher, dass deine User nur jeweils die Rollen zugewiesen haben, die keine Berechtigung zum Löschen von Vorgängen haben.

Mit diesen Änderungen kannst du für die Zukunft vorbeugen, dass keine Vorgänge mehr gelöscht werden können.

Überblick in der Vorgangsliste behalten – Workflows und Ansichten

Über Workflows und Ansichten hast du mehrere Möglichkeiten, deine Vorgänge zu archivieren, ohne sie löschen zu müssen. Hier nur ein Beispiel, um das Prinzip zu erklären.

1. Öffne einen Workflow deiner Wahl.
2. Stelle sicher, dass dein Workflow einen letzten Schritt hat, der für eine Archivierung taugt. In unserem Beispiel wäre das der Schritt Abschluss. Du könntest aber auch nach diesem Schritt z.B. noch einen weiteren Schritt Archiv hinzufügen.
   
   
   
   
3. Gehe nun in deine Vorgangsliste. Erstelle mindestens einen Vorgang aus deinem Workflow, falls noch nicht geschehen, und richtige anschließend eine Ansicht ein, in der mindestens der letzte Archiv- oder Abschlussschritt enthalten ist. 
   
   Wie du Ansichten erstellst, erfährst du in dieser Anleitung: Wie kann ich eine Ansicht im Vaira Office erstellen und bearbeiten?
4. Deine Vorgangsliste sieht dann z.B. so aus, ausgestattet mit einigen Feldern als Spalten und mehreren Statusspalten. Wichtig dabei mit "Abrechnung" als einer Spalte der Vorgangsliste:
   
   
   
   Wie du siehst, haben von den Vorgängen bereits zwei erfolgreich den ganzen Workflow durchlaufen und haben den Schritt "Abrechnung" abgeschlossen. Ein weiterer Vorgang ist noch in Bearbeitung des letzten Schritts. Wir gehen davon aus, dass die beiden abgeschlossenen Vorgänge auch die sind, die wir ab jetzt nicht mehr in der Vorgangsliste benötigen und die archiviert werden sollen.
   
   Hierzu arbeiten wir nun mit Filtern in deiner Ansicht. Falls du nicht weißt, wie du mit Filtern arbeiten kannst, erfährst du das in dieser Anleitung: Wie kann ich meine Vorgangsliste im Vaira Office durchsuchen und filtern?
5. Für das Beispiel klicken wir also auf Filter und richten alle allgemeinen Filter ein, wie wir sie benötigen. Dann kümmern wir uns um den hier relevanten Filter auf die Spalte "Abrechnung".
   
   
   
   
6. Das neue Dropdown-Feld bietet nun alle möglichen Statuswerte, die der Status einnehmen kann. Da wir alle Vorgänge ausblenden möchten, deren Schritt Abschluss bereits erledigt ist, müssen wir alle übrigen Optionen anklicken. Das heißt: wir setzen einen Haken bei Ausstehend und Gestartet, da wir diese weiterhin sehen möchten.
   
   
   
   
7. Schon während wir klicken, ändert sich die Vorgangsliste und alle Vorgänge, deren letzter Schritt nicht Ausstehend oder Gestartet sind, verschwinden aus unserer Vorgangsliste.
8. Um den Filter dauerhaft zu speichern, musst du nun noch wie gewohnt auf den Ansicht speichern-Button oben rechts klicken.
   
9. Damit ist deine gespeicherte Ansicht nun dauerhaft so gefiltert, dass abgeschlossene Vorgänge nicht mehr angezeigt werden. Diese Ansicht kannst du wie gewohnt auch Kolleginnen und Kollegen freigeben, damit diese ebenfalls nur offene Vorgänge in ihrer Liste sehen.

Fertig! Damit hast du Ordnung in deiner Vorgangsliste, aber deine Daten bleiben dauerhaft verfügbar in Vaira für den Fall, dass du sie in Zukunft doch noch einmal brauchst.