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Vaira Office

Workflows und Prozesse

Was sind Funktionen und welche Funktionen stehen mir für Berechnungen, Automatisierungen und Formeln in Vaira zur Verfügung?

Bevor du startest: Dieser Artikel wendet sich an fortgeschrittene Anwender, die bereits die Grundprinzipien von Formeln, Berechnungen und Operatoren verstanden haben. Falls dir diese Grundlagen noch fehlen, solltest du dir zunächst die Artikel Wie funktionieren Formeln in Vaira? und Operatoren für Berechnungen und Automatisierungen im Vaira Office ansehen, um den Inhalten hier besser folgen zu können.

Was sind Funktionen?

Mit Funktionen kannst du tiefer in deine Daten einsteigen und mit diesen arbeiten. Eine Funktion setzt sich aus mehreren mathematischen und operationalen Befehlen für Vaira zusammen, die von unseren Entwicklern zusammengefasst wurden, damit du nur noch einen einzelnen Befehl ausführen musst. Durch Funktionen werden auch Arbeiten möglich, die du selbst manuell in Vaira gar nicht vornehmen könntest.

Funktionen erklärt am Beispiel einer Partyplanung ohne und mit Partyplaner

Ein alltagsnahes Beispiel für Funktionen: stell dir vor, du möchtest eine Party veranstalten. Um das zu machen, musst du unter anderem:

Eine Gästeliste erstellen
Einladungen schreiben
Einladungen verschicken
Getränke bestellen
Essen bestellen
...

Das sind alles einzelne Tätigkeiten und ganz schön viel Arbeit für dich. Du kannst dir stattdessen aber auch einen Partyplaner holen, der die ganze Vorarbeit für dich übernimmt.

Unsere Entwickler haben dir quasi einen Partyplaner entwickelt. Alle Aufgaben oben haben sie genauer definiert, damit der Partyplaner genau weiß, was dein Ziel ist und haben die Anleitung dafür in die Funktion "partyVorbereiten" verpackt. Wenn du diese Funktion aktivierst, werden alle Schritte oben automatisch hintereinander durchgeführt. Du erhältst am Ende nur die Ergebnisse, brauchst dich also um die Durchführung der einzelnen Schritte nicht kümmern.

Nach diesem Prinzip kannst du in Vaira mit deinen Daten in Feldern, Schritten, Aufgaben und allgemein in Workflows arbeiten. Du kannst Berechnungen vornehmen, bestimmte Daten suchen oder automatisiert überprüfen, ob Daten korrekt sind oder außerhalb von vordefinierten Bereichen liegen.

Wie werden Funktionen angewendet?

Funktionen kannst du z.B. für Berechnungen und im Workflow-Builder in den Automatisierungen nutzen. Der Aufbau ist dabei immer gleich: eine Funktion beginnt mit einem Punkt und dann einem Namen der Funktion (z.B. ".exists" für eine Funktion, um das Vorkommen eines Werts zu überprüfen). Dieser Teil ruft also die Funktion selbst auf.

In Klammern dahinter "(...)" kommen dann alle Informationen, die für die Ausführung der Funktion wichtig sind. Das können Verweise auf Felder sein, Variablen oder Werte. Die Standard-Signatur, also das, wie man die Formel ohne konkrete Daten beschreibt, sieht bei der .exists-Formel zum Beispiel so aus:

.exists(x,p)

Vor dem Punkt steht dann noch der Verweis, auf was die Funktion angewendet werden soll. Das werden oft Felder in deinem Workflow sein, die du nach dem bekannten Muster aufbaust (step.stepID.task.taskID).

Gut zu wissen: Der Aufbau sagt dir nichts? Dann schau nochmal im Artikel Wie funktionieren Formeln in Vaira? vorbei. Da haben wir den Verweis auf Felder genauer erklärt.

Eine Funktion wäre also zum Beispiel

tasks.aufmass.fields.materialerfassung.exists(x,p)

Das x und das p werden jetzt noch ersetzt durch die spezifischen Werte für die Funktion, damit diese Berechnung durchgeführt werden kann. Für den Moment soll dieser allgemeine Aufbau von Funktionen aber reichen.

Alle weiteren Erklärungen gibt's weiter unten zu den einzelnen Funktionen konkret.

Nützliche Funktionen aus dem Arbeitsalltag – Übersicht

Es folgen einige Funktionen, die bei deiner Arbeit nützlich sein können. Vaira bietet noch deutlich mehr Funktionen – sie alle hier aufzuführen würde den Rahmen sprengen. Falls dir mal eine Funktion fehlt, kannst du uns einfach fragen, ob und wie sie sich umsetzen lässt in Vaira. Wir versuchen, diese Liste hier in Zukunft um weitere nützliche Funktionen zu erweitern.

Unterhalb der einzelnen Kategorie-Spickzettel erklären wir die einzelnen Funktionen auch noch einmal im Detail.

Werte übergeben, übernehmen und synchronisieren

Name Signatur Einsatz

Wertübergabe

Verweis1:Verweis2

Verweis 2 sendet, Verweis 1 empfängt.

Übergibt den Wert, der in im Feld von Verweis2 steht, automatisch an das Feld von Verweis1. Dadurch können Mehrfacheingaben umgangen werden, wenn verschiedene Felder in einem Prozess immer die gleichen Informationen enthalten.

Suchen, finden, prüfen

Name	Signatur	Einsatz
Exists	`.exists(x, p)`	Prüft darauf, ob ein bestimmter Datensatz existiert.
Find	`.find(x, predicate, function, default)`	Sucht einen konkreten Wert mit definierten Eigenschaften und gibt diesen zurück.
Contains	`.contains(s)`	Prüft Textfelder und Textbereiche, um herauszufinden, ob irgendwo das entsprechende Wort bzw. die entsprechende Zeichenkette existiert.
Contains (Optionsfeld)	`.concatDisplayNames().contains(s)`	Prüft, ob in einem Optionsfeld ein bestimmtes Wort bzw. eine bestimmte Zeichenkette ausgewählt wurde und gibt ein Wahr oder Falsch zurück.
StartsWith	`.startsWith(s)`	Prüft, ob der Wert innerhalb eines Textfeldes mit der Suchzeichenkette beginnt (z.B. mit "Apf", wenn im Feld "Apfel" steht) und gibt entweder ein wahr oder ein falsch zurück.
EndsWith	`.endsWith(s)`	Prüft, ob der Wert innerhalb eines Textfeldes mit der Suchzeichenkette endet (z.B. mit "fel", wenn im Feld "fel" steht) und gibt entweder ein wahr oder ein falsch zurück.
Users.Exists	`.users.exists(x, x == "users/ID")`	Überprüft, ob der User mit der angegebenen ID in einem Feld angegeben wurde und gibt entweder ein wahr oder ein falsch zurück.
Groups.Exists	`.groups.exists(x, x == "groups/ID")`	Überprüft, ob die Gruppe mit der angegebenen ID in einem Feld angegeben wurde und gibt entweder ein wahr oder ein falsch zurück.

Berechnen

Name	Signatur	Einsatz
Sum	`.sum(x, p)`	Nimmt eine Berechnung vor für ein oder mehr Felder mit beliebigem Berechnungs-Operator.

Daten verändern und zusammenführen

Name	Signatur	Einsatz
Feldwert zu Zeichenkette umwandeln	`string(...)`	Wandelt den Feldwert in eine Zeichenkette um, um z.B. die eine Zahl für Verkettungen mit Zeichenfolgen verfügbar zu machen.
Feldwert zu ganzer Zahl umwandeln	`int(...)`	Wandelt den Feldwert bei z.B. Kommazahlen in eine ganze Zahl (... -2, -1, 0, 1, 2, ...) um. Vor allem relevant, wenn längere Kommazahlen (bspw. 2,12384) in eine runde ganze Zahl umgewandelt werden sollen (dann nur noch 2). Der Teil hinter dem Komma wird dabei abgeschnitten; die Zahl wird also nicht gerundet.
Feldwert zu rationaler Zahl umwandeln	`rational(...)`	Diese Funktion benötigst du für normale Berechnungen im Alltag normalerweise nicht. Wandelt den Feldwert für eine hochpräzise Berechnung von einer reellen Fließkommazahl in einen Bruch um.
Concat (Anzeigenamen)	`.concatDisplayNames()`	Verkettet mehrere Anzeigenamen und gibt sie durch Komma getrennt zurück.
Verketten von Feldwerten	`"..." + (...) + ...`	Verkettet mehrere beliebige Inhalte miteinander und führt sie in einem Textfeld zusammen; dabei können auch andere Funktionen genutzt und von Feldern unabhängige Zeichenfolgen eingefügt werden.

Nützliche Funktionen aus dem Arbeitsalltag – Detailerklärungen

Wertübergabe

Anwendungsfall

Du hast Felder in deinem Prozess, die grundsätzlich die gleichen Werte enthalten (wie z.B. ein Adressfeld) aber in unterschiedlichen Prozessschritten vorkommen. Damit nicht jedes Feld neu ausgefüllt werden muss, kannst du den Wert aus dem ersten Feld an alle anderen gleichartigen Felder übergeben. So bleiben die Inhalte der Felder synchron.

Allgemeiner Aufbau

Verweis1:Verweis2

Beispiel

tasks.bautagebuch.fields.Baudienstleister:tasks.aufmass.fields.Baudienstleister

Empfangendes Feld
der erste Verweis vor dem : empfängt den Wert des zweiten Verweises; hier empfängt also das Feld in der Aufgabe "Bautagebuch" im Feld "Baudienstleister" den Wert (tasks.bautagebuch.fields.Baudienstleister),
Operator
es folgt der Operator :,
Sendendes Feld
und anschließend wird das sendende Feld definiert, das hier in der Aufgabe "Aufmass" das Feld "Baudienstleister" ist (tasks.aufmass.fields.Baudienstleister).
Ergebnis
Wenn nun im sendenden Feld z.B. "Tiefbau GmbH" eingegeben wird, wird der Inhalt des empfangenden Feldes auch "Tiefbau GmbH".
Ergebnis-Beispiel
Tiefbau GmbH

Was sind Funktionen und welche Funktionen stehen mir für Berechnungen, Automatisierungen und Formeln in Vaira zur Verfügung?

Was sind Funktionen?

Funktionen erklärt am Beispiel einer Partyplanung ohne und mit Partyplaner

Wie werden Funktionen angewendet?

Nützliche Funktionen aus dem Arbeitsalltag – Übersicht

Werte übergeben, übernehmen und synchronisieren

Suchen, finden, prüfen

Berechnen

Daten verändern und zusammenführen

Nützliche Funktionen aus dem Arbeitsalltag – Detailerklärungen

Wertübergabe

Exists

Find

Contains

Contains (Optionsfeld)

StartsWith

EndsWith

Users.Exists

Groups.Exists

Sum

Feldwert zu Zeichenkette umwandeln

Feldwert zu ganzer Zahl umwandeln

Feldwert zu rationaler Zahl umwandeln

Concat (Anzeigenamen)

Verketten von Feldwerten