Erfahre, wie Formeln prinzipiell in Vaira funktionieren. Erfahre außerdem, wie du eine einfache Formel zum Addieren von zwei Zahlen selbst schreiben kannst.
Wenn du das Grundprinzip von Formeln verstanden hast, bist du bereit für den erweiterten technischen Einblick. Dieser ist vor allem für diejenigen interessant, die Workflows bauen und diese (teil-)automatisieren möchten. Auch das Verbinden von Feldern und Berechnungen sind über Formeln möglich. Da es hier technisch etwas komplexer wird, kann es womöglich hilfreich sein, IT-Experten aus deinem Unternehmen mit ins Boot zu holen. Wir geben uns im Folgenden aber Mühe, es auch für technische Laien verständlich zu erklären.
Wenn du einen Workflow baust, besteht dieser aus Feldern, die in Aufgaben zusammengefasst werden. Diese Aufgaben werden dann in Schritte eingefügt. Schritte sind die einzelnen Prozessschritte deines Workflows und quasi das Skelett des Prozesses. Sowohl Felder als auch Aufgaben und Schritte haben jeweils neben einem Anzeigenamen, der für Anwenderinnen und Anwender wichtig ist, auch eine eigene ID (siehe: Schritt-ID, Aufgaben-ID, Feld-ID). Die IDs machen die einzelnen Elemente für Vaira klar identifizierbar und sie sind auch die Bestandteile, die du in deinen Formeln benötigst.
Das Prinzip von Formeln und Funktionen am Beispiel Excel
Falls du schon einmal mit üblichen Tabellenprogrammen gearbeitet hast, wirst du das Prinzip bereits kennen. Grob gesagt gibt es zwei unterschiedliche Vorgehensweisen. Entweder, du schreibst dir eine eigene Formel, die das löst, was du benötigst. Oder du greifst auf eine vorgefertigte Funktion zurück, die Vaira bereits von Haus aus zur Verfügung stellt.
Nehmen wir das Beispiel eines Tabellenprogramms, um es greifbarer zu machen. In Microsoft Excel kannst du zum Beispiel mehrere Zellen addieren, indem du „zu Fuß” addierst. Das sieht dann in der Berechnungszelle etwa so aus:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+…+A100
Je nach Anzahl der Zellen kann das ganz schön viel Arbeit sein. Um nicht jede Zelle einzeln anklicken zu müssen, bietet dir auch Excel an, eine Funktion zu nutzen. Funktionen haben bereits eine bestimmte programmierte Logik im Gepäck, die für spezielle Fälle entwickelt wurde. Du musst die Funktion dann nur über ein bestimmtes „Codewort” aufrufen, damit Excel weiß, was es tun soll. Das sieht dann für das Beispiel oben nun so aus:
=SUMME(A1:A100)
Über den Begriff SUMME rufst du hier eine Funktion auf, die weiß, dass alles, was in den Klammern steht, addiert werden soll. Zusätzlich weiß Excel durch den Doppelpunkt innerhalb der Funktion, dass es die Funktion im Bereich A1 bis A100 ausführen soll.
Der Grundaufbau von Formeln in Vaira
Mit Vaira wirst du meist nur wenige Felder miteinander verbinden müssen. Daher ist die leichter nachvollziehbare Methode „zu Fuß” meist schon ausreichend und du musst kaum Funktionen auswendig kennen. Doch was heißt „zu Fuß” bei Vaira? Mit Zellen wie in Excel arbeiten wir ja gar nicht.
Dazu arbeiten wir mit IDs. Die IDs geben innerhalb deines Workflows eindeutig an, welche „Zelle” mit welcher anderen „Zelle” verrechnet, verglichen oder wohin etwas automatisch kopiert werden soll. Dazu folgen Formeln einer immer gleichen Grundform: tasks.taskID.fields.fieldID. Was heißt das? Gehen wir die einzelnen Bestandteile durch.
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„tasks.” ist der Anfang deines Verweises. Task ist Englisch und bedeutet Aufgabe, tasks ist der Plural davon. Du musst jede Formel mit tasks. beginnen. Das ist ein fester Wert, der sich nicht verändert.
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„taskID.” ist eine Variable. Hier fügst du die ID der Aufgabe ein, auf die du dich beziehen möchtest.
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„fields.” ist dann wieder ein fester Bestandteil der Formel, der sich nie verändert. Er sagt Vaira: der nächste Wert bezieht sich auf ein Feld.
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„fieldID” ist dann wie auch bei der Task ID die einzigartige ID, die du einem Feld gegeben hast. Hier suchst du dir das Feld heraus, das referenziert bzw. mit dem gerechnet werden soll.
Diese Logik klingt verkopfter, als sie ist. In einem normalen Satz kannst du dir diese Formel in etwa wie den Befehl vorstellen: Vaira, such in allen Aufgaben [tasks.] die eine Aufgabe [taskID], guck in dieser Aufgabe in allen Feldern [fields.] nach dem einen bestimmten Feld [fieldID].
Klingt noch immer sehr kompliziert? Dann lass uns eine gemeinsame Berechnung durchführen! Wir halten es sehr simpel und nehmen uns vor, zwei Zahlen zu addieren und das Ergebnis in einem extra Feld auszugeben.
Eine Summe berechnen als Praxisbeispiel
Für eine ganz einfache Summe aus zwei Feldern erstellen wir uns erstmal einen simplen Prozess in der Workflow-Engine. Einen Start-Schritt, einen Endschritt und eine Aufgabe – mehr brauchen wir nicht.
Du siehst hier zwei Schritte in einem Workflow. Beide haben der Einfachheit halber die gleiche Aufgabe in sich. Eigentlich interessiert uns gerade sogar nur der erste Schritt, in dem eine Formel verwendet wird. Öffnen wir die Aufgabe 1 in der linken Spalte, um einen Überblick über ihre Zusammensetzung zu bekommen.
Hier siehst du alle Infos, die wir für unsere Formel brauchen. Wir haben eine Aufgabe mit einer ID und drei Zahlenfelder in unserer Aufgabe, die auch jeweils einen Anzeigenamen und eine ID besitzen. Für uns relevant ist davon:
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Die ID der Aufgabe (oder auch TaskID): Aufgabe 1
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Die ID des ersten Zahlenfeldes (oder auch FieldID): zahl1
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Die ID des zweiten Zahlenfeldes (oder auch FieldID): zahl2
Wir erinnern uns daran, wie wir generell ein Feld per Formel ansprechen können: tasks.taskID.fields.fieldID. Um eine Summe zu bilden, brauchen wir außerdem – naheliegend – das Pluszeichen für die mathematische Operation. Unser Ziel ist es also, das Feld „zahl1” mit dem Feld „zahl2” aus der Aufgabe „Aufgabe1” zu addieren. Dieses Ergebnis soll im Feld „Summe” angezeigt werden.
Wenn du auf das Formelfeld des Summenfeldes klickst, öffnet sich ein neues kleines Fenster. Ausgefüllt sieht das dann so aus:
Den Titel und die Beschreibung kannst du frei wählen, um auch später auf einen Blick zu wissen, was die Formel macht. Spannend ist für uns das Feld für die Formel. Du siehst den entsprechenden Code:
tasks.Aufgabe1.fields.zahl1 + tasks.Aufgabe1.fields.zahl2
Gehen wir hieran noch einmal das bisher Gelernte durch. Was sagen wir Vaira hier? Wir sagen Vaira, dass aus den Aufgaben zunächst die Aufgabe mit der ID „Aufgabe1” herausgesucht werden soll. In dieser Aufgabe sollen dann alle Felder durchsucht werden, bis das Feld mit der Id „zahl1” gefunden wurde. Vaira behält jetzt automatisch den in diesem Feld geschriebenen Wert im Hinterkopf.
Dann folgt ein Leerzeichen, ein Plus und wieder ein Leerzeichen. Die Leerzeichen sind wichtig, bitte nicht vergessen! Hier sagen wir Vaira nun: nimm diesen ersten Wert und addiere ihn zu dem, was noch folgt.
Anschließend sagen wir Vaira, welcher Wert addiert werden soll. In der gleichen Form wie beim ersten Wert sagen wir, dass in der Aufgabe mit der ID „Aufgabe1” nach einem Feld gesucht werden soll – beide Felder sind hier ja in der gleichen Aufgabe. Hier möchten wir jetzt aber den Wert aus dem zweiten Feld nehmen, das die ID „zahl2” hat. Auch hier behält Vaira nun den Wert im Hinterkopf.
Übersetzt heißt die Formel also: Zahl1 + Zahl2. Da wir die Formel im Feld „Summe” erstellen, wird hier am Ende das Ergebnis dieser Berechnung angezeigt. Schauen wir einmal, wie das Ergebnis dann in der Praxis aussieht:
Hier siehst du einen Vorgang aus diesem Workflow. Als offene Aufgabe steht unsere Aufgabe 1. Wir klicken auf sie und das Fenster für die Dateneingabe und Datenbetrachtung öffnet sich. Wir sehen unsere beiden Zahlenfelder, in denen wir tippen können und ein ausgegrautes Summenfeld. Vaira verbietet das Schreiben in das Summen-Feld, da wir über die Formel definiert haben, dass der Inhalt automatisch berechnet werden soll.
Wenn wir nun in das erste Feld eine Zahl eingeben, sehen wir bereits, dass das Summen-Feld berechnet wird. Wir geben im Beispiel eine 10 ein und auch das Summenfeld wird zu einer 10. Vaira rechnet im Hintergrund: Zahl 1 + Zahl 2 = Summe, wobei Zahl 1 hier zur 10 wurde und Zahl 2 standardmäßig eine 0 ist. Wenn wir Zahl 2 nun auch ändern – im Beispiel zu einer 50 –, dann zeigt Vaira seine mathematischen Fähigkeiten: eine 60 im Summenfeld!
Nach diesem Muster kannst du auch mehrere Felder miteinander addieren, vergleichen und mehr. Die Logik ist dabei grundsätzlich immer die gleiche, wie du einzelne Felder ansprichst. Vaira kann allerdings mehr, als nur zu addieren.
Die Operatoren
Das Pluszeichen ist nur einer von vielen Operatoren – also Zeichen, die eine ganz bestimmte Wirkung auf deine Formel haben. Neben mathemtischen Operatoren gibt es auch logische Operatoren, die vor allem für Bedingungen relevant sind (wie „&&”, ähnlich dem UND bei Excel, um zwei Felder gleichzeitig zu prüfen). Es gibt außerdem noch die oben erwähnten Funktionen (wie .sum(…)), die an Feldabfragen angehängt werden können, um komplexere Aufgaben zu erledigen. Hierzu bieten sich die jeweiligen Anleitungen an.
- Hier erfährst du mehr zu Bedingungen