Über das linke Navigationsmenü im Vaira Office kommst du zu deinen Vorgängen bzw. zur Vorgangsliste. Diese sieht – mit einigen Vorgängen darin – später zum Beispiel so aus:
Das Menü »Ansichten«
In diesem Menü siehst du eine Auswahl alle Ansichten, die für deine Vorgangsliste zur Verfügung stehen. Du kannst in deinen Vorgangslisten zwischen unterschiedlichen Ansichten wechseln. Die Ansicht bestimmt dabei, welche Spalten dir in deiner Vorgangsliste angezeigt werden.
Du kannst neue Ansichten über den Plus-Button oben rechts in diesem Bereich erstellen. Das erzeugt eine neue Standard-Tabelle für deine Vorgänge, die du dann mit Feldspalten ausstatten kannst.
Das Menü kann eingeklappt werden. Zum Ein- und Ausklappen nutze den Ordner-Button neben deiner Suchenleiste über der Vorgangsliste.
Wie du neue Ansichten erstellen kannst, erfährst du hier: Wie kann ich eine Ansicht im Vaira Office erstellen und bearbeiten?
Das Menü »Kategorien«
Deine Vorgangsliste
Im Zentrum stehen natürlich deine Vorgänge. Pro Zeile wird dir hier ein Vorgang aufgeführt. Die Spalten kannst du über deine Ansicht selbst definieren. Jeder Vorgang besteht mindestens aus dem Auswahlkästchen ganz links und einem Schlüsselfeld direkt daneben. Das Schlüsselfeld ist quasi der "Rufname" deines Vorgangs. Standardmäßig ist das "Vorgang #XXXX" wobei XXXX für eine einzigartige ID steht. Dieses Schlüsselfeld kannst du aber auch bearbeiten. Ganz rechts findest du bei jedem Vorgang die Optionen und links davon die Priorität. Alle Spalten dazwischen kannst du selbst bestimmen.
Wie du die Spalten deiner Vorgangsliste über deine Ansichten verändern kannst, erfährst du in diesem Artikel: Wie kann ich eine Ansicht im Vaira Office erstellen und bearbeiten?
Die Vorgangsliste durchsuchen
Oben links über deinen Vorgängen hast du innerhalb der Tabelle ein Suchfeld. Über dieses kannst du derzeit alle Vorgänge nach Informationen suchen und filtern, die folgende Voraussetzung erfüllen:
- die Information muss Teil eines Textfelds sein – andere Feldtypen wie Zahlen, Dropdowns oder Nutzer werden derzeit noch nicht unterstützt und erst in Zukunft implementiert.
Du kannst bei der Suche entweder ganze Worte suchen (bspw. "Heckenweg") als auch Wortbestandteile suchen (bspw. "Rück", um alle Vorgänge zu zeigen, die irgendwo den Wortbestandteil -rück- in sich haben). Du kannst auch mehrere Bestandteile mit Leerzeichen verketten (bspw. "Heckenweg Rückbau", um alle Vorgänge zu zeigen, die sowohl Heckenweg als auch Rückbau in ihrem Tabellen-Datensatz in Textfeldern haben.
In der Vorgangsliste blättern
Unten rechts kannst du, wenn du mehr Vorgänge in deiner Liste hast, als dir aktuell angezeigt werden, über die Pfeile eine oder alle Seiten vor- bzw. zurückblättern.
Einen neuen Vorgang erstellen
Oben rechts in deiner Vorgangsliste siehst du einen orange-farbenen Button mit der Aufschrift Erstellen. Über diesen kannst du einen neuen Vorgang auf Basis eines Workflows erstellen.
Mehr zum Erstellen von Vorgängen erfährst du in diesem Artikel: Wie kann ich einen Vorgang aus einem Workflow erstellen?
Filter erstellen
Filter helfen dir dabei, dich auch in umfangreichen Vorgangslisten zurechtzufinden und schnell den gewünschten Vorgang zu finden. Hier filterst du nach konkreten Informationen im Speziellen – anders als bei den Kategorien, die dir deine Vorgänge auffächern und schnell wechselbare Listen erstellen.
Wie du Filter erstellst und nutzt, erfährst du in diesem Artikel: Wie kann ich meine Vorgangsliste im Vaira Office durchsuchen und filtern?