Die Workflow-Engine ist das Herz von Vaira, um deine Prozesse zu digitalisieren. In ihr bildest du Workflows ab, aus denen anschließend per einfachem Klick Vorgänge erstellt und die Routinen automatisiert abgearbeitet werden können. Falls du noch nicht weißt, die du einen Workflow erstellen kannst, erfährst du das in dieser Anleitung: Wie kann ich einen leeren Workflow erstellen?
Im Folgenden siehst du einen bereits erstellten Workflow, anhand dessen wir den Aufbau der Engine kurz besprechen. Die Details zu jeder Komponente findest du in den entsprechenden spezifischen Artikeln.
Der allgemeine der Workflow-Engine
Die Workflow-Engine findet in deinem Arbeitsbereich des Vaira Office statt. Falls du mit dem Aufbau des Vaira Office noch nicht vertraut bist, erklären wir dir hier die Leiste oben, die Menüleiste links, das Submenü und den Arbeitsbereich allgemein: Wie ist das Vaira Office aufgebaut?
Die zwei Modi der Workflow-Engine
Es gibt zwei Modi, in denen sich deine Workflow-Engine befinden kann: einmal der Ansicht-Modus. In diesem kannst du keine Änderungen am Workflow in der Vorschau vornehmen und über das Untermenü verschiedene Einstellungen des Workflows bearbeiten. Außerdem gibt es noch den Bearbeiten-Modus. In diesem verschwindet das Untermenü und macht Platz für die Elemente, mit denen du deinen Workflow bauen kannst.
Im Folgenden schauen wir uns zunächst die Bestandteile des » Ansicht-Modus an. Weiter unten findest du die Erklärungen zum » Bearbeiten-Modus.
Die einzelnen Komponenten der Workflow-Engine (Ansicht-Modus)
Die Meta-Informationen
Oberhalb des Workflows siehst du noch einmal, dass du dich im Bereich Workflows befindest und in welchem Workflow aktuell. Das umfasst sowohl den Namen des Workflows als auch seine Beschreibung. Rechts über den Bearbeiten-Button kannst du den aktuellen Workflow bearbeiten. Über das Drei-Punkte-Symbol rechts kannst du Namen und Beschreibung ändern, den Workflow exportieren und importieren, ihn archivieren oder auch ganz löschen. Mehr dazu erfährst du in den einzelnen Anleitungen.
Der Prozess
Deinen Prozess bildest du im flächenmäßig größten Bereich der Workflow-Engine ab. Am Anfang ist dieser Bereich noch leer. Im Laufe des Bauens wirst du aber immer mehr Schritte und Aufgaben in deinem Workflow hinzufügen und die Schritte miteinander verbinden.
Mehr zum Erstellen von Workflows erfährst du unter anderem hier: Wie kann ich einen leeren Workflow erstellen?
Das Untermenü
Hier findest du weitere Optionen, um deinen Workflow auszuarbeiten. Die folgenden Menüs stehen dir zur Verfügung:
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Workflow-Dropdown
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Vorschau
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Alle Aufgaben
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Exportvorlagen
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Dashboards
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Zugriff
Was diese Menüs umfassen schauen wir uns jetzt an.
Workflow-Dropdown
In dem Dropdown-Feld ganz oben siehst du alle Versionen bzw. Revisionen dieses Workflows. Du kannst hier ältere Revisionen noch einmal anschauen oder sogar, wenn du sie hier angeklickt hast und anschließend den Workflow bearbeitest, wieder zur aktuellen Version machen. Damit kannst du immer nachvollziehen, wie sich dein Prozess verändert hat, und auf Wunsch auch Änderungen rückgängig machen. Ganz oben findest du in dieser Liste immer den Eintrag draft-000. Draft ist dabei Englisch und bedeutet Entwurf. Dieser umfasst immer die neusten Änderungen, auch wenn du diese nur zwischengespeichert aber noch nicht veröffentlicht hast.
Vorschau
Hier startest du standardmäßig bei bestehenden Workflows. Du siehst im Arbeitsbereich den aktuell im Dropdown ausgewählten gebauten Workflow im Arbeitsbereich.
Alle Aufgaben
In diesem Untermenü kannst du alle Aufgaben deines Workflows ansehen, für die du auch die Berechtigungen hast, sie angucken zu dürfen. In diesem Aufgaben kannst du aber keine Änderungen vornehmen, sondern nur ihren allgemeinen Aufbau mit Feldern, ihren Namen und ihren IDs ansehen.
Mehr zur Arbeit mit Aufgaben erfährst du hier: Wie kann ich Aufgaben im Vaira Office bearbeiten?
Exportvorlagen
Hier kannst du deine Exportvorlagen für diesen Workflow hochladen und einstellen, welche Nutzer Zugriff auf diese haben sollen. Nutzer müssen dann im Vorgang nur auf Export klicken und alle Daten werden automatisch in diese Vorlage übergeben und als druckbare PDF ausgegeben. Wie du das machst erfährst du hier: Wie erstelle ich eine Word-Datei als Exportvorlage und welche Befehle kann ich für den Export nutzen?
Dashboards
Dashboards organisieren, wie die Dokumentationsdaten dir digital angezeigt werden sollen. In diesem Menü baust du zentral Dashboards für den Workflow – und alle Vorgänge, die auf diesem Workflow basieren, werden mit den Dashboards zusammen ausgeliefert. Du kannst dabei steuern, wer die Dashboards sehen und bearbeiten können soll. So kannst du Fachkräften im Büro ein anderes Dashboard erstellen, als die Poliere auf der Baustelle in ihrer App haben sollen und vieles mehr.
Mehr zum Erstellen von Dashboards erfährst du unter anderem hier: Wie sind Dashboards allgemein aufgebaut?
Zugriff
In diesem Bereich definierst und steuerst du die Berechtigungen von Nutzern, Gruppen und anderen Organisationen basierend auf Rollen für diesen Workflow. Damit hast du die volle Kontrolle, wer sowohl an diesem Workflow als auch an allen Vorgängen, die aus diesem Workflow entstammen, arbeiten können soll.
Mehr zu Rollen und Berechtigungen erfährst du unter anderem hier: Wie kann ich Nutzergruppen erstellen und ihnen Richtlinien zuweisen?
Die einzelnen Komponenten der Workflow-Engine (Bearbeiten-Modus)
Im Bearbeiten-Modus ändert sich dein Untermenü zu Arbeitselementen. Außerdem erscheint unten ein dicker dunkelblauer Balken mit Buttons. Im Folgenden schauen wir uns die Elemente einzeln an.
Der Prozess
Am Prozess bzw. Workflow selbst ändert sich nichts im Vergleich zum Ansicht-Modus. Den Prozess bildest du im flächenmäßig größten Bereich der Workflow-Engine ab. Am Anfang ist dieser Bereich noch leer. Im Laufe des Bauens wirst du aber immer mehr Schritte und Aufgaben in deinem Workflow hinzufügen und die Schritte miteinander verbinden.
Mehr zum Erstellen von Workflows erfährst du unter anderem hier: Wie kann ich einen leeren Workflow erstellen?
Workflow-Elemente
Aktuell findest du in diesem Bereich eine einzelne Kachel mit der Bezeichnung Schritt. Du kannst beliebig viele Schritte in deinen Arbeitsbereich bzw. Prozessbereich ziehen. Diese erstellen dann die Kacheln, die du mit Aufgaben ausstatten und untereinander verbinden kannst.
Mehr zum Erstellen deines Workflows erfährst du unter anderem hier: Wie kann ich meinen Prozess mit der Workflow-Engine abbilden?
Aufgaben
In diesem Bereich findest du eine Auflistung aller Aufgaben, die in deinem Prozess angelegt wurden. Du kannst dir Aufgaben wie einzelne Blätter der Bauakte vorstellen. Jede Aufgabe setzt du aus mehreren Feldern zusammen. Diese Pakete an Felder bzw. Aufgaben fügst du dann in die Prozessschritte ein und kannst dabei einstellen, wann wer an diesen Arbeiten oder sie auch nur sehen darf.
Mehr zum Erstellen von Aufgaben erfährst du unter anderem hier: Wie kann ich Aufgaben in einem Workflow erstellen?
Bearbeitungsleiste
Diese Leiste gibt es nur im Bearbeitungsmodus. Unten links siehst du den aktuellen Zustand ("Workflow-Entwurf") und darunter noch einmal den Namen des Workflows, an dem du gerade Änderungen vornimmst.
Rechts hast du mit den beiden Buttons die Möglichkeit, deine Änderungen entweder per Entwurf speichern zu sichern, aber noch nicht für alle zu aktivieren. In diesem Fall werden Vorgänge weiterhin auf Basis der letzten veröffentlichten Version erstellt.
Mit einem Klick auf Aktivieren bestätigst du deine Änderungen und rollst den Workflow direkt aus. Ab dann werden Vorgänge, die du auf seiner Grundlage erstellst, den neuen Prozess durchlaufen.
Ein Schritt im Prozess
Schritte sind die einzelnen großen Kacheln, aus denen du deinen Workflow zusammensetzt. Im Beispiel wäre hier Ausführung ein einzelner Schritt.
Jedem Schritt kannst du beliebig viele Aufgaben hinzufügen.
Links und rechts an der Seite haben Schritte Halbkreis-Symbole für einen Eingang und einen Ausgang. Wenn du den Eingang klickst, kannst du Bedingungen für Übergänge hinzufügen oder Verbindungen mit anderen Schritten wieder lösen. Den Ausgang rechts jedes Schritts kannst du klicken und gedrückt halten. Wenn du die Maus dann auf einen anderen Schritt ziehst, werden die beiden Schritte miteinander verbunden.
Über die drei Punkte oben rechts kannst du einige Einstellungen in jedem Schritt vornehmen, die bestimmen, ob es sich um den Startpunkt deines Prozesses handeln soll sowie den Einstellungen des Schritts rund um Namen, ID, Zuweisungen zur Bearbeitung die wer über Fortschritte benachrichtig werden soll.
Wichtig: Jeder Schritt braucht zwingend einen Anzeigenamen, eine Schritt-ID und mindestens eine zugewiesene Person, Gruppe oder Organisation. Wenn eine dieser Eigenschaften fehlt, kannst du den Workflow nicht aktivieren.
Mehr zum Arbeiten mit Schritten erfährst du unter anderem hier: Wie konfiguriere ich Schritte in Workflows?
Schritte konfigurieren
Wenn du oben rechts auf das Drei-Punkte-Symbol an einem Schritt klickst, kannst du den Schritt Öffnen. Hier kannst du den Namen des Schritt ändern, die ID, kannst Zuweisungen einstellen und auch Benachrichtigungen.
Mehr zu diesen Konfigurationen erfährst du unter anderem hier: Wie konfiguriere ich Schritte in Workflows?
Eine Aufgabe in einem Schritt
Das kleinste Element in dieser Ansicht deines Prozesses ist eine Aufgabe. In unserem Beispiel Ausführung wären eine Aufgabe das Aufmaß oder auch das Begehungsprotokoll.
Aufgaben setzen sich aus einem oder vielen Feldern zusammen, die wir uns gleich noch angucken werden. In jedem Schritt kannst du über das Stift-Symbol individuell einstellen, ob die Felder dieser Aufgabe in diesem Schritt bearbeitet werden können sollen. Wenn du auf den Stift klickst, wird er durchgestrichen. Dann können die Felder der Aufgabe während der Bearbeitung nur angesehen, nicht aber verändert werden.
Die Felder – das Innere von Aufgaben
Felder sind die Einzelteile von Vaira, in denen am Ende effektiv gearbeitet wird. Eine ausgefüllte Aufgabe sieht zum Beispiel so aus:
In diesem Bildschirm kannst du deine Aufgabe mit Feldern bestücken. Du kannst einzelne Feldtypen von rechts in den grauen Bereich deiner Aufgabe links ziehen. Auch Aufgaben brauchen zwingend einen Anzeigenamen und eine ID. Du kannst außerdem noch Einstellungen vornehmen rund um Konditionsprüfungen, Berechnungen, Label, Pflichtfelder und Schlüsselfelder. Mehr dazu erfährst du in den entsprechenden Artikeln.
Mehr zu Feldern in deinen Aufgaben erfährst du unter anderem hier: Welche Felder stehen mir für Aufgaben zur Verfügung?