Erfahre, wie die Workflow-Engine aufgebaut ist und wie du prinzipiell mit ihr arbeitest.
Die Workflow-Engine ist das Herz von Vaira, um deine Prozesse zu digitalisieren. In ihr bildest du Workflows ab, aus denen anschließend per einfachem Klick Vorgänge erstellt und automatisiert abgearbeitet werden können.
Das hier ist ein bereits gebauter Workflow. Schauen wir uns die einzelnen Bestandteile an.
Die einzelnen Komponenten der Workflow-Engine
Der Prozess
Deinen Prozess bildest du im flächenmäßig größten Bereich der Workflow-Engine ab. Am Anfang ist dieser Bereich noch leer. Im Laufe des Bauens wirst du aber immer mehr Schritte und Aufgaben in deinem Workflow hinzufügen und die Schritte miteinander verbinden.
Einen Schritt hinzufügen
Links in der Spalte findest du eine Schaltfläche, über die du Prozessschritte erstellen kannst. Klicke auf diese und halte die Taste gedrückt, während du den Mauszeiger ins Prozessfeld ziehst. Sobald du im Feld bist und den Klick beendest, entsteht automatisch ein leerer Schritt.
Ein Schritt im Prozess
Schritte sind die einzelnen großen Kacheln, aus denen du deinen Workflow zusammensetzt. Im Beispiel wäre hier Qualitätsprüfung zum Beispiel ein einzelner Schritt.
Jedem Schritt kannst du beliebig viele Aufgaben hinzufügen. Links und rechts an der Seite haben Schritte einen Eingang und einen Ausgang. Wenn du den Eingang klickst, kannst du Bedingungen für Übergänge hinzufügen oder Verbindungen mit anderen Schritten wieder lösen. Den Ausgang rechts jedes Schritts kannst du klicken und gedrückt halten. Wenn du die Maus dann auf einen anderen Schritt ziehst, werden die beiden Schritte miteinander verbunden.
Über die drei Punkte oben rechts kannst du einige Einstellungen in jedem Schritt vornehmen, die bestimmen, wie der Schritt heißt, wie Schnittstellen ihn ansprechen können, wer dem Schritt zugewiesen werden soll (oder auch nicht) und wer benachrichtigt werden soll (oder auch nicht).
Wichtig: jeder Schritt braucht zwingend einen Anzeigenamen, eine Schritt-ID und mindestens eine zugewiesene Person, Gruppe oder Organisation. Wenn eine dieser Eigenschaften fehlt, kannst du den Workflow nicht aktivieren.
Eine Aufgabe in einem Schritt
Das kleinste Element in dieser Ansicht deines Prozesses ist eine Aufgabe. In unserem Beispiel Qualitätsprüfung wäre zum Beispiel eine Aufgabe Dokumentation Gas.
Aufgaben setzen sich aus einem oder vielen Feldern zusammen, die wir uns gleich noch angucken werden. In jedem Schritt kannst du über das Stift-Symbol individuell einstellen, ob die Felder dieser Aufgabe in diesem Schritt bearbeitet werden können sollen. Wenn du auf den Stift klickst, wird er durchgestrichen. Dann können die Felder der Aufgabe während der Bearbeitung nur angesehen, nicht aber verändert werden.
Die Aufgabenliste
Links von deiner Prozess-Fläche hast du ein Untermenü. Dort findest du unter anderem die Aufgabenliste.
Hier kannst du über den Button oben rechts neue Aufgaben erstellen oder alle bisherigen Aufgaben übersichtlich ansehen. Mit einem Klick auf den Mülleimer kannst du Aufgaben auch komplett löschen. Du kannst Aufgaben klicken, die Maus gedrückt halten und dann eine Aufgabe in einen deiner Schritte rechts ziehen.
Wenn du auf den Pfeil rechts von einer deiner Aufgaben klickst, gelangst du in das Innere dieser Aufgabe – und das setzt sich aus der kleinsten Einheit zusammen: den Feldern.
Die Felder – das innere von Aufgaben
Felder sind die Einzelteile von Vaira, in denen am Ende effektiv gearbeitet wird. Eine ausgefüllte Aufgabe sieht zum Beispiel so aus:
In diesem Bildschirm kannst du deine Aufgabe mit Feldern bestücken. Du kannst einzelne Feldtypen von rechts in den grauen Bereich deiner Aufgabe links ziehen. Auch Aufgaben brauchen zwingend einen Anzeigenamen und eine ID. Du kannst außerdem noch Einstellungen vornehmen rund um Konditionsprüfungen, Berechnungen, Label, Pflichtfelder und Schlüsselfelder. Mehr dazu erfährst du in den entsprechenden Artikeln.