Bevor du startest: Falls du noch nicht mit dem allgemeinen Aufbau deiner Vorgänge vertraut bist, lohnt sich zunächst dieser Artikel: Wie sind einzelne Vorgänge im Vaira Office aufgebaut?
Öffne zunächst deine Vorgangsliste im Vaira Office, wähle einen Vorgang aus und öffne diesen.
Klicke dann links in der Unternavigation auf den Menüpunkt Offene Aufgaben.
Der Überblick über deine offenen Aufgaben
Hier siehst du nun jeweils als große Boxen die aktuell aktiven Schritte deines Vorgangs. Oben rechts in der Schritt-Box siehst du außerdem einen orange-farbenen Button, über den du den Schritt Abschließen kannst. Wenn der Schritt noch nicht abgeschlossen werden kann, da nicht alle Aufgaben erledigt wurden, siehst du neben dem Abschließen-Button ein rotes, eingekreistes Ausrufezeichen:
Innerhalb der Schritte sind jeweils als eigene Kacheln die einzelnen Aufgaben zu finden. Ein grüner Haken an einer Kachel bedeutet, dass alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden. Optionale Felder können aber trotzdem noch unausgefüllt sein. Ein rotes Ausrufezeichen an einer Aufgabe heißt hingegen, dass noch Pflichtfelder ausgefüllt werden müssen. Solange nicht alle Aufgaben einen grünen Haken haben, kannst du den entsprechenden Schritt nicht abschließen.
Einzelne Aufgaben erledigen
Wenn du auf eine Aufgabe klickst, kannst du diese bearbeiten. Rechts öffnet sich dann ein Fenster mit dem Inneren der Aufgabe.
Der Grundaufbau aller Aufgaben ist gleich. Oben links siehst du noch einmal den Anzeigenamen der Aufgabe, oben rechts ist ein Kreuz-Icon, um diese Ansicht wieder zu schließen. Darunter sind der Reihe nach alle Felder, die in dieser Aufgabe zu bearbeiten sind. Dieser Inhalt ist natürlich hoch variabel, je nachdem, welche Felder in deinem Workflow zusammengestellt wurden.
Hier kannst du nun in Feldern – basierend auf ihrem Feldtyp – deine Dokumentation praktisch durchführen. Der Feldtyp gibt dir dabei entweder klare Vorgaben, was du eingeben kannst oder unterstützt dich auch mit besonderen Eingabemethoden; ein Datumsfeld bietet dir z.B. einen Kalender als Eingabemöglichkeit an.
Deine Eingaben werden direkt gesichert – du musst also nirgends extra abspeichern.
Mehr zu Feldtypen und wie du diese jeweils ausfüllen kannst findest du in diesem Artikel: Welche Felder stehen mir für Aufgaben zur Verfügung?
Aufgaben ohne Schreibrechte einsehen
Unter den offenen Aufgaben können sich auch Aufgaben befinden, in denen du nur einzelne Felder oder sogar gar kein Feld bearbeiten kannst. Hier kommt es immer darauf an, welche Einstellungen im Workflow vorgenommen wurden. Diese Felder werden dir dann nicht als Eingabefelder angezeigt, sondern unveränderbar auf der Seite angezeigt wie hier:
Die letzten beiden Informationen unten, Vorgangsart und Adresse, sindin diesem Fall vorgegeben durch den Workflow oder bereits in vorherigen Schritten oder durch Personen mit entsprechenden Berechtigungen ausgefüllt worden. Diese Infos sind also für dich nur lesbar aber nicht veränderbar.
Du kannst außerdem links in der Unternavigation im Bereich Alle Aufgaben die einzelnen Aufgaben einsehen, die in diesem Vorgang existieren. Diese Ansicht ist immer nur zum Lesen gedacht und hier kannst du generell keine Änderungen vornehmen:
Hier kannst du für dich relevante Informationen für den Auftrag nur zur Kenntnis nehmen, aber nicht ändern.