Wie kann ich Aufgaben in einem Workflow erstellen?

Um deinem Workflow eine Aufgabe hinzuzufügen, klicke in der linken Spalte in der Aufgabenübersicht auf Aufgabe erstellen.

Es öffnet sich die neu erstellte Aufgabe im rechten Bildschirmbereich.

Oben links in diesem Bereich findest du die Haupteigenschaften der Aufgabe, also den Anzeigenamen und die Task-ID (die ist bei neuen Aufgaben noch editierbar). Darunter befindet sich der Formularfelder-Bereich, wo in dem du alle bisher hinzugefügten Felder findest. Auf der rechten Seite ist eine Übersicht mit allen verfügbaren Feldern für die Aufgabe.

1. Gib deiner Aufgabe einen passenden Anzeigenamen.

2. Gib deiner Aufgabe eine Task-ID, die innerhalb des Schritts einzigartig sein muss.

3. Suche aus dem rechten Bereich einen Feldtyp heraus, den du benötigst. Erfahre hier mehr zu den einzelnen Feldtypen.

4. Klicke und halte die entsprechende Kachel und zieh sie links in den grauen Formularfelder-Bereich.

5. Gib der Aufgabe einen Anzeigenamen und eine Field-ID, die innerhalb dieser Aufgabe einzigartig sein muss.

   1. Bei manchen Feldtypen kannst/musst du hier noch weitere Einstellungen vornehmen. Eine Liste braucht zum Beispiel ein Verzeichnis, das du ihr zuweisen musst, bei Zahlen-Feldern kannst du optional definieren, wie viele Nachkommastellen angezeigt werden sollen, und mehr. Für weitere Informationen sieh dir die Anleitung zu den Feldtypen an.

Unten in jedem Feld siehst du mehrere Symbole und zwei Checkboxen. Gehen wir diese einmal der Reihe nach durch:

1. Das erste Symbol steht für Konditionsprüfungen. Hier kannst du Bedingungen hinterlegen, welche Werte für das Feld akzeptiert werden sollen und welche nicht. Mehr dazu findest du hier: Einfache Bedingungen, Berechnungen und Feldbefehle – wie kann ich mit Felder automatisch berechnen und Prozesse automatisieren?
2. Das zweite Symbol steht für Berechnungen. Du kannst mit Vaira Felder miteinander in Verbindung bringen – sowohl Zahlen als auch Texte. Mit Zahlen kannst du so wie gewohnt rechnen und einzelne Felder deines Prozesses addieren, subtrahieren, multiplizieren oder dividieren. Bei Texten oder Zahl-Text-Kombinationen kannst Feldinhalte verketten. Mehr dazu findest du hier: Einfache Bedingungen, Berechnungen und Feldbefehle – wie kann ich mit Felder automatisch berechnen und Prozesse automatisieren?
3. Das dritte Symbol steht für Labels. Hier kannst du für fortgeschrittene Anwendungsfälle Key-Value-Paare hinterlegen, mit denen automatisiert gearbeitet werden kann. Mehr dazu findest du hier: Wie verknüpfe ich Vorgänge im Vaira Office?
4. Die erste Checkbox mit dem Text Erforderlich daneben steht für Pflichtfelder. Wenn du die Checkbox anklickst, muss dieses Feld in diesem Schritt ausgefüllt werden. Solange das Feld leer ist (oder ggf. auch nicht deine Bedingungen aus der Konditionsprüfung erfüllt), kann der Schritt nicht abgeschlossen und der Prozess nicht weitergeführt werden.
5. Je nach Feldtyp kannst du hier außerdem noch eine Checkbox mit dem TItel Schlüsselfeld finden. Mit diesem kannst du bestimmen, dass dieses Feld das zentrale Merkmal deines Vorgangs sein soll – quasi der "Rufname".
   1. In deiner Vorgangsliste findest du als erste Spalte das Schlüsselfeld. Das ist ist quasi der Rufname deines Vorgangs. Normalerweise steht dort "Vorgang", gefolgt von einem # und vier Zeichen als einzigartiges Identifizierungsmerkmal.
      
      
      
      
   2. Wenn du z.B. bei einem Textfeld in deinem Vorgang die Checkbox Schlüsselfeld aktivierst, wird der Inhalt dieses Feldes der Name alle Vorgänge dieses Workflows, sobald das Feld ausgefüllt wurde. Solange bleibt der Name beim generischen Namen.
   3. Speziell in Kombination mit den Berechnungen bzw. der Verkettung kannst du so auch mehrere Feldeingaben in einem Feld zusammenführen (z.B. Datum, Vorgangsnummer, Verantwortlicher) und dieses zusammengesetzte Feld als Schlüsselfeld definieren. Deiner Kreativität sind hier kaum Grenzen gesetzt.

Damit hast du nun alle Werkzeuge, die du brauchst, um deine Aufgabe mit Feldern auszustatten. Du kannst beliebig viele Felder zu deinen Aufgaben hinzufügen. Denk immer daran, dass jedes Feld sowohl den Anzeigenamen als auch die ID braucht – und dann kannst du ganz flexibel deine Prozesse abbilden.