Bevor du startest: Es kann helfen, dich zunächst in das Grundprinzip von Dashboards und den allgemeinen Aufbau von Dashboards einzulesen.
Wie du sicher bereits weißt, erstellst du Dashboards für deine Prozesse bzw. Workflows. Jeder Vorgang, der aus einem dieser Prozesse heraus gestartet wird, kann dann in diesem Dashboard betrachtet werden. Du kannst beliebig viele Dashboards pro Prozess erstellen und auch steuern, welche Personen, Gruppen oder Organisationen Zugriff auf das Dashboard haben sollen. Schauen wir uns nun an, wie du ein neues Dashboard erstellen kannst.
Zu den Dashboards deines Prozesses gelangen
-
Wähle in der linken Navigationsleiste im Vaira Office Workflows aus.
-
Wähle den Workflow, für den du ein Dashboard erstellen möchtest. Falls du noch keinen Workflow hast, erfährst du in den entsprechenden Artikeln, wie du einen erstellen kannst. Ein guter Startpunkt ist dieser Artikel: Wie ist die Workflow-Engine aufgebaut?
- Klicke jetzt links im Untermenü auf den Punkt Dashboards.
- Du gelangst zu einer Liste. Falls du bereits Dashboards für diesen Prozess hast, werden dir diese hier mit Name, Erstellungsdatum und letzter Bearbeitung angezeigt. Falls nicht, wirst du hier eine leere Liste vorfinden.
Ein neues Dashboard erstellen
-
Um ein neues Dashboard zu erstellen klicke oben rechts auf den Button Dashboard erstellen. Dieses ist am Anfang noch leer.
-
Oben links kannst du den Anzeigenamen für das Dashboard angeben – also den Namen, mit dem es bei dir und anderen später in Auswahlmenüs auftauchen wird. Oben rechts findest du außerdem den Button neues Widget hinzufügen.
- Unten in der Leiste kannst du deine Änderungen jederzeit Speichern oder die Bearbeitung Abbrechen und deine Änderungen damit verwerfen.
Hinweis: Erklärungen dazu, was ein Widget, eine Kachel und ein Feld sind, findest du in diesem Artikel: Der allgemeine Aufbau von Dashboards.
Widgets zum neuen Dashboard hinzufügen
Über den Button Widget hinzufügen oben rechts kannst du ein neues Widget erstellen.
Wir bieten dir hier unterschiedliche Typen an, die wir dir im Folgenden kurz erläutern.
Die Widget-Typen
Einspaltig, Zweispaltig, Dreispaltig
Diese drei Widgets sind sich sehr ähnlich und unterscheiden sich nur in der Anzahl ihrer Kacheln:
Im Screenshot siehst du die drei Widgets untereinander. Jede "Zeile" ist dabei eins der Widgets: ganz oben Einspaltig, in der Mitte Zweispaltig und unten Dreispaltig. Du erkennst auf einen Blick: die "Spalten" beschreiben, wie viele Kacheln sich im Widget, also pro "Zeile" befinden. Jeder Kachel kannst du einen eigenen Namen geben und sie mit beliebigen Feldern aus deinem Workflow anreichern.
Bei Zwei- und Dreispaltig kannst du die Kacheln auch nachträglich klicken und verschieben, um sie innerhalb des Widgets neu zu sortieren.
Einspaltig Status
Dieses Widget besteht aus einer ganzzeiligen Kachel. Als Sonderzeile bietet sie dir eine ganz besondere Darstellung von Prozessfortschritten. Wenn du sie einfügst, sieht sie in einem Dashboard zunächst so aus:
Vaira befüllt dir diese Kachel also automatisch schon mit allen Schritten, die Teile dieses Workflows sind, für den du das Dashboard baust. Das heißt auch: bei dir wird die Kachel innen vermutlich anders aussehen. Warum? Weil diese Kachel automatisch die Namen deiner Prozessschritte aus deinem Workflow beinhaltet. Im Beispiel-Workflow hat mein Prozess also die Schritte "Abrechnung", "Admin", "Auftrag anlegen", "Erfassung", "Erfassung Erneuerung" und "Prüfung". Die Reihenfolge kommt durch die alphabetische Sortierung.
Du kannst dem Widget oben links einen eigenen Anzeigenamen geben.
Damit du es dir besser vorstellen kannst: Hier ein Screenshot davon, wie das Einspaltig Status-Widget später in einem laufenden Vorgang aussehen könnte. Das Status-Widget siehst du mittig im Screenshot:
-
mit grauen Kreisen ausgestattet wie bei "Abrechnung" siehst du Schritte, die noch nicht gestartet wurden,
- mit einem gelben Kreis-Symbol, das zu zwei Dritteln ausgefüllt ist, siehst du Prozessschritte, die gerade in Bearbeitung sind,
- mit einem grünen Haken ausgestattet sind die Schritte, die bereits erfolgreich abgeschlossen wurden.
Einspaltig mit Karte
Dieses Widget besteht aus einer großen Kachel, die du ebenfalls mit Feldern ausstatten kannst:
Der Unterschied ist aber, dass die Kachel nur zur Hälfte für Felder zur Verfügung steht – die andere Hälfte wird durch einen Platzhalter für die Kartenansicht befüllt. Wie du auswählst, welches Feld für die Grundlage der Karte genutzt wird, erfährst du weiter unten.
Damit du es dir besser vorstellen kannst: Hier ein Screenshot davon, wie das Einspaltig mit Karte-Widget (das obere Widget) später in einem laufenden Vorgang aussehen könnte. Daneben siehst du auch schon eingepflegte Felder.
Deine Widgets und ihre Kacheln mit Feldern ausstatten
Du kannst die Widgets Einspaltig, Zweispaltig, Dreispaltig sowie das Widget Einspaltig mit Karte bzw. deren Kacheln mit Feldern ausstatten. Dabei greifst du auf die Felder in den Aufgaben deines Workflows zurück, für den du das Dashboard baust.
Klicke dazu oben rechts in einer Kachel auf den Stift-Button. Dadurch öffnet sich ein Fenster zur Bearbeitung.
Oben im linken Bereich kannst du der Kachel einen eigenen Anzeigenamen geben. Im Bereich rechts siehst du alle verfügbaren Felder aus deinem Workflow. Mit einem Klick auf das Plus neben einem Feld oder durch klicken und ziehen in den grauen Bereich nach links mit dem Text Felder hier ablegen stattest du deine Kachel mit den Feldern aus.
Sortieren kannst du die Felder wie gewohnt über die sechs Drag-and-Drop-Punkte ganz links in jeder Feldzeile.
Aus deiner Kachel entfernen kannst du sie über das Papierkorb-Symbol rechts von jedem hinzugefügten Feld – du kannst das Feld aber nachträglich auch wieder hinzufügen, also keine Angst, dass du da etwas wirklich löschen würdest.
Das kann ausgefüllt dann zum Beispiel so aussehen:
Eine Besonderheit des Widgets für die Karte ist es, dass alle Textfelder ein zusätzliches Positions-Marker-Symbol neben dem Papierkorb in jeder Zeile haben:
Wenn du ein Feld hier als Adressfeld markierst über diesen Button, wird der Inhalt des Felds als Adresse interpretiert und an das Kartenmodul übergeben. Bei einem Karten-Widget musst du mindestens ein Adressfeld definieren. Du kannst auch mehrere Felder als Adressfelder definieren. Deine Kartenansicht zoomt dann so weit heraus, dass alle Adressfelder auf ihr dargestellt werden können. Das sieht dann z.B. nur mit zwei Adressfeldern und ohne weitere Felder so aus:
Dein Dashboard zusammenbauen
Mit den Erklärungen oben hast du jetzt alle Werkzeuge, um dein eigenes Dashboard zu bauen. Du kannst beliebig viele Widgets jedes Typs hineinziehen. Deine Kacheln kannst du auch mehrmals mit denselben Feldern ausstatten. Deine Kreativität werden also fast keine Grenzen gesetzt. Tob dich aus und erstelle eins (oder auch gleich mehrere) Dashboards!
Du kannst dein Dashboard am Ende über den Speichern-Button unten rechts sichern.
Wichtig: Das Dashboard ist jetzt noch nicht zur praktischen Nutzung eingestellt. Dafür musst du noch ein Stück weiterlesen.
Dein Dashboard nutzen und zur Verfügung stellen
Gehe nun wieder in deine Liste der erstellen Dashboards für deinen Prozess. Hier wird dein neu erstelltes Dashboard nun Teil der Liste sein. Um das Dashboard selbst nutzen zu können oder es anderen zur Verfügung zu stellen, musst du es nun noch Teilen.
Klicke dazu auf die drei Punkte rechts in der Zeile deines neuen Dashboards. Wähle anschließend Teilen aus.
Es öffnet sich ein Einstellungs-Seitenmenü. Hier hast du die Möglichkeit, das Dashboard dynamisch oder statisch für Personen, Gruppen oder Organisationen freizugeben.
Dynamisch
Die obere Linie ohne Text ist für die dynamische Zuweisung zuständig. Hier hast du aktuell nur die Möglichkeit, alle zugewiesenen Benutzer auszuwählen. Du gibst das Dashboard also keiner einzelnen Person, Gruppe oder Organisation frei, sondern allen, die im Vorgang involviert sind. Vaira macht das für jeden Vorgang, der neu erstellt wird, automatisch.
Statisch
Im unteren Auswahlfeld kannst du auch einzelne Personen oder Gruppen hinzufügen. Diese können dann ebenfalls auf das Dashboard zugreifen.
Wichtig: Damit du selbst das Dashboard sehen kannst, ist es wichtig, dass du es auch mit dir selbst teilst. Für diesen Weg haben wir uns entschieden, da es sein kann, dass du selbst Dashboards erstellst, diese aber nur für andere entwirfst und selbst gar nicht nutzen willst. Damit du deine eigene Dashboard-Auswahl nicht überlädst, geben wir dir hier eine bessere Kontrolle, die diesen kleinen Extra-Schritt braucht.
Dein Dashboard im Einsatz & Dashboards wechseln
Du hast nun ein eigenes Dashboard entworfen, es mit dir (und vielleicht auch anderen geteilt). Zeit, dass du dir dein Dashboard nun anguckst! Klicke dazu in deine Vorgangsliste und öffne eine Vorgang, der aus dem entsprechenden Workflow erstellt wurde. Links in der Navigation kannst du jetzt auf Dashboards klicken.
Hier siehst du nun dein neu erstelltes Dashboard. Falls nicht, kann es sein, dass du vorher bereits ein anderes Dashboard in deinem Prozess hattest, das jetzt gerade angezeigt wird. Ganz oben kannst du dann im Auswahlfeld Übersicht auswählen dein neues Dashboard auswählen.
Fertig! Viel Spaß mit der modernen Echtzeit-Übersicht deiner Vorgänge!