Erfahre, wie du Workflows für Nutzer unsichtbar machen oder ganz entfernen kannst
Was ist der Unterschied zwischen archivieren und löschen?
Im Vaira Office hast du zwei Möglichkeiten, deine Workflows aus dem Arbeitsalltag herauszunehmen.
- Beim Archivieren setzt du einen Workflow in eine Art "Ruhemodus". Er wird weiterhin im System behalten und kann jederzeit wieder aktiviert werden. Dazu bleibt er auch in deiner Workflow-Übersicht. Beim Erstellen neuer Vorgänge wird er aber nicht mehr in der Auswahlliste der Workflows angezeigt. Du kannst alle Workflows ohne besondere Bedingungen archivieren.
- Beim Löschen entfernst du einen Workflow komplett aus deinem System. Er kann nicht wiederhergestellt werden und verschwindet auch aus deiner Workflow-Übersicht. Um einen Workflow löschen zu können, müssen alle Vorgänge, die auf ihm basieren, ebenfalls gelöscht werden. Dieses Vorgehen ist daher normalerweise nur für Test-Workflows sinnvoll und nicht für Workflows, die bereits produktiv genutzt wurden.
Wichtig: Löschen ist unumkehrbar. Überleg dir also bitte vorher genau, ob du einen Workflow wirklich löschen möchtest. Archivieren wird in den meisten Fällen die sicherere Variante sein.
Einen Workflow archivieren oder löschen
Für beide Aktionen ist der Weg gleich. Öffne einfach über deine Workflow-Übersicht den Workflow, den du archivieren oder löschen möchtest.
Im Screenshot siehst du unten bereits die Fehlermeldung die erscheint, wenn du einen Workflow löschen willst, für den es noch Vorgänge gibt.
Klicke anschließend oben rechts auf die drei Punkte, um die Optionen zu deinem Workflow zu öffnen.
Klicke hier jetzt entweder auf Archivieren oder auf Löschen.