Wie kann ich einen Workflow deaktivieren, archivieren oder löschen?

Was ist der Unterschied zwischen archivieren und löschen?

Im Vaira Office hast du zwei Möglichkeiten, deine Workflows aus dem Arbeitsalltag herauszunehmen.

Beim Archivieren setzt du einen Workflow in eine Art "Ruhemodus". Er wird weiterhin im System behalten und kann jederzeit wieder aktiviert werden. Dazu bleibt er auch in deiner Workflow-Übersicht. Beim Erstellen neuer Vorgänge wird er aber nicht mehr in der Auswahlliste der Workflows angezeigt. Du kannst alle Workflows ohne besondere Bedingungen archivieren.
Beim Löschen entfernst du einen Workflow komplett aus deinem System. Er kann nicht wiederhergestellt werden und verschwindet auch aus deiner Workflow-Übersicht. Um einen Workflow löschen zu können, müssen alle Vorgänge, die auf ihm basieren, ebenfalls gelöscht werden. Dieses Vorgehen ist daher normalerweise nur für Test-Workflows sinnvoll und nicht für Workflows, die bereits produktiv genutzt wurden.

Wichtig: Löschen ist unumkehrbar. Überleg dir also bitte vorher genau, ob du einen Workflow wirklich löschen möchtest. Archivieren wird in den meisten Fällen die sicherere Variante sein.

Einen Workflow archivieren oder löschen

Für beide Aktionen ist der Weg gleich.

Öffne einfach über deine Workflow-Übersicht den Workflow, den du archivieren oder löschen möchtest.
Klicke anschließend oben rechts auf den Drei-Punkte-Button, um die Optionen zu deinem Workflow zu öffnen.
Klicke hier jetzt entweder auf Archivieren oder auf Löschen.
1. Sollte es beim Löschversuch noch Vorgänge geben, die auf diesem Workflow basieren, erhältst du unten einen Hinweis dazu.
2. Gehe in diesem Fall in deine Vorgangsliste. Filter hier deine Vorgänge nach Workflow passend und lösche alle Vorgänge, die zu diesem Workflow gehören.

Wichtig: Bitte beachte, dass das Löschen von Vorgängen und Workflows kann nicht rückgängig gemacht werden. Im Zweifel solltest du das Archivieren nutzen.