Wie kann ich im Vaira Office Filter nutzen, um meine Vorgangsliste übersichtlicher zu machen?

Alle Möglichkeiten, deine Vorgangsliste übersichtlicher machen

Gerade bei vielen Vorgängen und unterschiedlichen Aufgabenbereichen kann die Liste aller offenen Vorgänge schnell erschlagen. Wir haben verschiedene Möglichkeiten implementiert, wie du deine Vorgangsliste übersichtlicher gestalten kannst. Alle Möglichkeiten findest du übersichtlich mit weiterführenden Links in diesem Artikel: Wie kann ich meine Vorgangsliste im Vaira Office allgemein durchsuchen, filtern und kategorisieren?

In dieser vorliegenden Anleitung sehen wir uns nun konkret das Werkzeug Filter an.

Wie kann ich meine Vorgangsliste mit Filtern übersichtlicher machen?

1. Öffne im Vaira Office über deine linke Seitennavigation deine Vorgangsliste.
   
   
   1. Gut zu wissen: Du startest hier je nach Konfiguration mit einem etwas anderen Layout.
      
      Die Seitenmenüs Ansichten und Kategorien links könnten eventuell eingeklappt sein. Deine Vorgangstabelle wird außerdem je nach konfigurierter Ansicht besonders bei den Spalten der Tabelle anders aussehen. Mehr dazu, wie die Vorgangsliste allgemein aufgebaut ist, erfährst du hier: Wie ist die Vorgangsliste im Vaira Office aufgebaut?
      
      Eventuell hast du auch weniger oder keine Vorgänge – in diesem Fall erstell bitte zunächst Vorgänge, bevor du fortfährst. Wie du das machst, erfährst du hier: Wie kann ich im Vaira Office einen Vorgang aus einem Workflow erstellen?
2. Für das Verwenden der Filter brauchen wir zunächst eine aktuelle Ansicht. In dieser wenden wir dann die Filter an. Falls du noch keine Ansicht erstellt hast, findest du hier eine Anleitung dazu: Wie kann ich eine Ansicht im Vaira Office erstellen und bearbeiten? Falls du bereits eine Ansicht hast, die du filtern möchtest, kannst du fortfahren.

Einen oder mehrere Filter erstellen

1. Oberhalb deiner Vorgangsliste findest du neben dem Suchfeld einen Button zum FIltern. Klicke auf diesen.
   
   
   
   
2. Oben links erscheint ein neuer Button Filter hinzufügen. Klicke diesen, um einen neuen Filter zu erstellen.
   
   
   
   
   
3. Es erscheint eine Dropdown-Liste. In dieser siehst du
   
   
   
   1. alle Spalten, die du selbst deiner Ansicht hinzugefügt hast in der gleichen Reihenfolge, wie sie in deiner Vorgangslistentabelle zu finden sind,
   2. dann die beiden Standardspalten Schlüsselfeld und Priorität,
   3. vier weitere besondere Filter, die unabhängig von deiner Tabelle existieren, nämlich Workflow, Ersteller, Erstellt vor und Erstellt nach.
4. Wähle hier das Feldkriterium, nach dem du filtern möchtest. Im Beispiel nehmen wir hier "Workflow", damit unsere Vorgangsliste nur bestimmte Vorgänge aus bestimmten Workflows in unserer Ansicht anzeigt. Dadurch entsteht ein neues Eingabefeld, über dem du im Namen darüber noch einmal sehen kannst, auf was sich dieser Filter beziehen wird. Außerdem erscheint rechts vom Eingabefeld ein Minus-Symbol zum Entfernen des Filters und rechts daneben befindet sich erneut ein Button Filter hinzufügen.
   
   
   
   
5. Im neuen Eingabefeld erscheinen per Klick nun wieder in einem Dropdown-Menü alle Workflows, auf die wir Zugriff haben. Hier wählen wir einen Workflow aus, nach dem wir gerne filtern möchten.
   
   
6. Im Beispiel haben wir den Workflow "EWE – Gas (MAR)" ausgewählt. Dadurchhat sich das Kategorie-Seitenfenster erstmal eingeklappt. Außerdem hat das Eingabefeld für den Filter nun den ausgewählten Workflow als Eintrag erhalten, den wir per X-Symbol auch wieder entfernen könnten. In der Vorgangsliste siehst du jetzt nur noch Aufträge, die dem Filter "Soll aus dem Workflow EWE – Gas (MAR) stammen" entsprechen.
   
   
7. Auf diese Weise kannst du auch noch weitere Filter anwenden. Im Beispiel klicken wir erneut auf Filter hinzufügen, wählen dann den Eintrag "Anschlussart" als eine unserer Tabellenspalten und im Eingabefeld wählen wir dann "Umklemmung" aus. Das Ergebnis: nur noch ein Vorgang entspricht beiden Filtern gemeinsam und daher wird auch nur ein Vorgang angezeigt.
   
   
   
   
8. Du kannst diese Filtermethode auf zwei Arten nutzen:
   1. Als temporärer Filter: Falls du nur jetzt gerade diese Filterung brauchst, kannst du jetzt mit der vorliegenden Vorgangsliste arbeiten, ohne sie zu speichern. Wenn du das nächste mal die Ansicht wechselst oder die Seite neu lädst, werden diese Filtereinstellungen wieder verschwunden sein.
      
      Im Beispiel könnten wir also aus unzähligen Vorgängen nur dieses einen gesucht haben, öffnen diesen jetzt und brauchen den Filter danach nicht noch einmal.
   2. Als dauerhafter Filter für deine Ansicht: Falls du diese Filterung dauerhaft beibehalten möchtest, kannst du sie als Bestandteil deiner Ansicht speichern. Klicke dazu oben rechts in deiner Vorgangsliste, sobald du die Filter fertig eingestellt hast, auf den Button Ansicht speichern. Deine Filter werden so dauerhaft in dieser Ansicht gespeichert und gehen auch beim Neuladen der Seite oder beim Wechsel deiner Ansichten nicht verloren.
      
      Das kann z.B. gut dazu genutzt werden, um Ansichten für Vorgänge aus verschiedenen Workflows zu bauen und in jeder Ansicht auch eine eigene Spaltenansicht für deine Vorgänge zu erstellen. Dann kannst du mit nur einem Klick zwischen unterschiedlichen Datensätzen und Darstellungen in der Tabelle wechseln, ohne immer wieder in Filter und Suchen springen zu müssen.

So kannst du beliebig viele Filter verketten, um auch umfangreiche Vorgangslisten schnell zu durchsuchen.