Wie kann ich im Vaira Office Workflows exportieren und Workflows importieren?

Unsere Workflow-Engine arbeitet mit Revisionen, die deine Workflows dauerhaft sichern. Trotzdem kann es Fälle geben, in denen du deine Workflows entweder lokal absichern möchtest, oder in denen du deine Workflows zu anderen Personen oder Unternehmen übergeben möchtest. Für diesen Fall haben wir eine Import- und Exportfunktion implementiert.

Was umfasst der Export eines Workflows?

Der Export besteht aus einer .json-Datei, die aktuell alle Grundinformationen des Workflows umfasst. Dazu zählen:

• Der Name des Workflows
• Die Beschreibung des Workflows
• Der aktuelle Status (bspw. “Aktiv”)
• Die Revisions-ID
• Das Datum der Revisionserstellung
• Die Erstellung des Ursprungs-Workflows
• Datum und Uhrzeit der letzten Änderung
• Die Schritte deines Workflows mitsamt
  • ID
  • Anzeigename
  • Position X/Y im Workflow-Builder
  • Übergängen zu nächsten Schritten
  • Aufgaben, die dem Schritt zugehörig sind mit den Infos
    • Name der Aufgabe
    • Editierbarkeit
    • Zugewiesene Personen
  • Zugewiesene Personen
• Festlegung des Start-Schritts
• Felder für den Identifier deiner Vorgänge

Mit diesen Informationen wird dein Workflow im Workflow-Builder rekonstruiert. Bitte beachte, dass Exportvorlagen, Dashboards und Zugriffseinstellungen derzeit noch nicht übertragen werden können und du diese im Anschluss an den Import manuell durchführen musst.

Wie exportiere ich einen Workflow im Vaira Office?

1. Um einen Workflow zu exportieren, logge dich zunächst im Vaira Office ein und öffne deine Workflow-Übersicht.
2. Öffne hier nun den Workflow, den du exportieren möchtest.
3. Klicke, während du in der Vorschau-Ansicht bist, oben rechts auf den Drei-Punkte-Button.
4. Klicke hier nun auf Exportieren.
5. Wähle im Dialog aus, wo du den Workflow speichern möchtest und bestätige das Speichern.

Die .json-Datei kannst du nun archivieren oder weitergeben, um deinen Workflow zu übertragen.

Wie importiere ich einen Workflow im Vaira Office?

1. Um einen Workflow zu importieren, logge dich zunächst im Vaira Office ein und öffne deine Workflow-Übersicht.
2. Klicke den Button Neuen Workflow erstellen.
3. Gib dem Workflow einen Namen. Das muss nicht der finale Name sein, da du ihn und auch beim Import überschreiben kannst. Achte aber darauf, dass der Name einzigartig sein muss. Du kannst also nicht den gleichen Anzeigenamen für zwei Workflows nutzen.
4. Du gelangst in den leeren Workflow. Klicke hier unten rechts auf Entwurf speichern.
5. Nun bist du in der Vorschau des leeren Workflows. Klicke oben rechts auf den Drei-Punkte-Button.
6. Klicke auf Importieren.
7. Wähle hier optional aus, ob der von der eingegebene Anzeigename mit dem Namen in der Datei überschrieben werden soll. Achte auch hier darauf, dass der Anzeigename des Workflows noch nicht unter deinen bestehenden Workflows existiert – dann schlägt der Import fehl.
8. Wähle anschließend die .json-Datei aus, die zuvor aus dem Vaira Office exportiert wurde, und lade diese hoch.
9. Aktualisiere die Seite einmal oder wechsel im Untermenü auf bspw. Dashboards und zurück. Dein Workflow sollte nun importiert sein.
10. Gegebenenfalls ist dein Workflow nun noch im Entwurf-Modus. Um ihn nutzen zu können, klicke oben rechts auf Bearbeiten und anschließend unten rechts auf Aktivieren.

Optional kannst du nun noch Exportvorlagen und Dashboards hinzufügen und die Zugriffe auf den Workflow einstellen. Damit ist dein importierter Workflow nun voll einsatzbereit.

Dieser Artikel war Teil des monatlichen Newsletters #März2025.