Wie kann ich mir nur nicht-abgeschlossene Vorgänge in meiner Vorgangsliste im Vaira Office anzeigen lassen?

Das Ziel

Du möchtest im Vaira Office eine Ansicht erstellen, in der du nur Vorgänge siehst, die noch nicht abgeschlossen sind. Dazu möchtest du Filter nutzen, die dauerhaft in der Ansicht gespeichert werden.

• Die Vorgänge stammen alle aus dem gleichen Workflow
• Die Vorgänge stammen aus unterschiedlichen Workflows (nutzt Spaltengruppen)

Nicht-erledigte Vorgänge aus einem einzelnen Workflow anzeigen

1. Öffne deine Vorgangsliste im Vaira Office.
   
   Im Beispiel siehst du schon, dass wir die Ansicht "Offene Vorgänge" erstellt haben. Außerdem haben wir einige Felder (Adresse, Schritt 1, Schritt 2 und Schritt 3) zu unserer Tabelle hinzugefügt, die wir auf einen Blick sehen möchten. Schritt 1, Schritt 2 und Schritt 3 sind dabei die Namen der Schritte im Beispiel-Workflow, aus dem die Vorgänge stammen:
   
2. Erstelle eine neue Ansicht oder bearbeite deine aktuelle Ansicht, um sie genauso wie im Beispiel oben für die spätere Filterung vorzubereiten.
   1. Achte darauf, dass du den letzten Schritt deines Workflows mit in der Tabelle anzeigst, um auf diesen filtern zu können.
3. Klicke wie gewohnt oben rechts auf Filter.
4. Trage nun im Filter-Feld einen Prozessschritt ein, auf den du filtern möchtest.
   1. Da wir in unserem Beispiel nur nicht-abgeschlossene Aufträge sehen möchten, heißt das für uns, dass wir auf den letzten Schritt im Prozess filtern.
   2. Wir wählen also Schritt 3 aus.
   3. Anschließend filtern wir für diesen Status, dass wir nur Vorgänge mit dem Prozessschritt-Status "Ausstehend" und "Gestartet" sehen möchten.
      
      
5. Klicke auf die drei Punkte neben dem Dropdown für deine Ansichten und klicke auf Ansicht speichern.
6. Das war's! Im Screenshot siehst du bereits, dass schon während deiner Einstellung die Vorgänge entsprechend gefiltert werden. Der Filter bleibt auch aktiv, wenn du deinen Browser schließt und neu öffnest oder Ähnliches.

Damit hast du dir nun eine Ansicht gebaut, in der du nur nicht-abgeschlossene Vorgänge eines einzelnen Workflows sehen kannst.

Nicht-erledigte Vorgänge aus unterschiedlichen Workflows anzeigen

Das Vorgehen für nicht-erledigte Vorgänge aus mehreren Workflows ist dem oben beschriebenen Ablauf grundsätzlich recht ähnlich. Allerdings nehmen wir für diese spezielle Ansicht auch noch Spaltengruppen hinzu. Eine ausführliche Anleitung zu diesen findest du hier: Spalten gruppieren.

Im Beispiel nutzen wir drei Workflows, die alle gleich aufgebaut sind, aber einer ist auf deutsch, einer auf englisch und einer auf polnisch. Du kannst natürlich auch beliebig andere Workflows miteinander kombinieren, die nicht gleich aufgebaut sind.

1. Öffne auch hier deine Vorgangsliste im Vaira Office.
   
2. Erstelle eine neue Ansicht oder bearbeite deine aktuelle Ansicht.
3. Füge deiner Tabelle nun die Endschritte ALLER Workflows hinzu, auf die du später filtern möchtest.
   
   Im Beispiel siehst du, dass wir drei Vorgänge in unserer Vorgangsliste haben. Die Felder "Adresse", "Schritt 1" und "Schritt 2" haben wir bereits durch Spaltengruppen kombiniert. Nicht-kombinierte Spalten siehst du hingegen noch bei "Schritt 3", "Step 3" und "Krok 3". Hier siehst du auch gut, dass für die Tabelle jeweils nur der Feldwert aus dem jeweiligen Workflow angezeigt wird. Das müssen wir nun ändern.
4. Fahre mit der Maus bspw. über "Schritt 3", damit die drei Punkte rechts erscheinen. Klicke auf diese.
5. Klicke auf Spaltengruppe erstellen.
6. Wähle das Prozessfeld aus, mit dem die Spalte gruppiert werden soll. In unserem Beispiel also entweder "Step 3" oder "Krok 3".
   
7. Gib anschließend einen gemeinsamen Spaltennamen für diese Spaltengruppe. Im Beispiel nennen wir die Gruppe "Letzter Schritt".
   
8. Nun sind erst zwei der drei Felder gruppiert. Klicke nun auf die drei Punkte bei dem noch einzelnen Feld und anschließend auf Spalte zur Gruppe hinzufügen.
9. Wähle hier nun deine eben erstellte Spaltengruppe aus. In unserem Beispiel also "Letzter Schritt".
10. Wenn du alle Änderungen vorgenommen hast, klicke auf die drei Punkte neben deinem Ansicht-Dropdown und speichere deine Ansicht.
11. Deine Tabelle versteht jetzt die Spalte "Letzter Schritt" als eine einzelne Spalte und zeigt alle aktuellen Statuswerte workflowübergreifend in dieser Spalte an. Auf diese Spalte kannst du nun auch wie gewohnt filtern. Das weitere Vorgehen läuft genauso ab, wie auch bei einzelnen Filtern.
12. Klicke wie gewohnt oben rechts auf Filter.
13. Trage nun im Filter-Feld einen Prozessschritt ein, auf den du filtern möchtest.
    1. Da wir in unserem Beispiel nur nicht-abgeschlossene Aufträge sehen möchten, heißt das für uns, dass wir auf die letzten Schritte jedes Prozesses filtern.
    2. Wir wählen also "Letzter Schritt" aus.
    3. Anschließend filtern wir für diesen Status, dass wir nur Vorgänge mit dem Prozessschritt-Status "Ausstehend" und "Gestartet" sehen möchten.
       
       
    4. Klicke auf die drei Punkte neben dem Dropdown für deine Ansichten und klicke auf Ansicht speichern.
    5. Das war's! Im Screenshot siehst du bereits, dass schon während deiner Einstellung die Vorgänge entsprechend gefiltert werden. Der Filter bleibt auch aktiv, wenn du deinen Browser schließt und neu öffnest oder Ähnliches.