Bevor du startest: Diese Anleitung ist für Fortgeschrittene gedacht für einen ganz speziellen Anwendungsfall. Daher setzen wir einige Grundkenntnisse voraus. Da wir hier nicht auf alle Grundlagen eingehen, solltest du dich daher erst mit den Basis-Anleitungen auseinandersetzen.
Eine Übersicht der wichtigsten Prinzipien zum Durchsuchen, Filtern und Kategorisieren deiner Vorgangsliste und weiterführende Hilfe findest du hier: Wie kann ich meine Vorgangsliste im Vaira Office allgemein durchsuchen, filtern und kategorisieren?
Es gibt außerdem eine konkrete Anleitung dazu, wie du deine Vorgangsliste allgemein filtern kannst. Diese ist ebenfalls wichtig als Grundlage für diesen Artikel, falls du im Verlauf der Anleitung mal nicht weiter weißt: Wie kann ich im Vaira Office Filter nutzen, um meine Vorgangsliste übersichtlicher zu machen?
Außerdem solltest du dich bereits grundlegend mit der Prozessstruktur von Vorgängen und Workflows allgemein auskennen. Mehr dazu erfährst du hier: Wie kann ich meinen Prozess mit der Workflow-Engine abbilden?
Das Ziel
Du möchtest im Vaira Office eine Ansicht erstellen, in der du nur Vorgänge siehst, die noch nicht abgeschlossen sind. Dazu möchtest du Filter nutzen, die dauerhaft in der Ansicht gespeichert werden. Je nachdem, ob die Vorgänge aus einem gemeinsamen oder aus mehreren unterschiedlichen Workflows stammen, folge bitte der entsprechenden Anleitung:
- Die Vorgänge stammen alle aus dem gleichen Workflow
- Die Vorgänge stammen aus unterschiedlichen Workflows (nutzt Spaltengruppen)
Nicht-erledigte Vorgänge aus einem einzelnen Workflow anzeigen
- Öffne deine Vorgangsliste im Vaira Office.
- Hier siehst du bereits einige Vorgänge. In unserer Vorgangsliste haben wir über die Ansicht unsere Spalten so definiert, dass wir rechts auch alle drei Schritte sehen können, die unser Vorgang durchlaufen muss, um als abgeschlossen zu gelten.
In der Liste siehst du bereits, dass der viertletzte und der letzte Vorgang bereits komplett abgeschlossen sind (also alle drei Schritte mit einem grünen Haken versehen haben).
Unser Ziel ist es nun, eine allgemeine Filteransicht zu erstellen, bei der solche abgeschlossenen Vorgänge nicht mehr in der Liste auftauchen – denn mit ihnen arbeiten brauchen wir ja nicht mehr, aber löschen möchten wir sie aus Dokumentations- und Archivzwecken auch nicht. - Erstelle eine neue Ansicht oder bearbeite deine aktuelle Ansicht ebenfalls so, wie du sie gerne hättest. Achte für das spätere Filtern besonders darauf, dass du den letzten Schritt deines Workflows mit in der Tabelle anzeigst, um auf diesen filtern zu können. Alle anderen Spalten sind optional. In unserem Beispiel heißt das, dass wir nur den Schritt "Abrechnung" zwingend benötigen.
- Um deine Vorgangsliste für die aktuelle Ansicht zu filtern, klicke wie gewohnt erst auf den Filter-Button. Im Beispiel haben wir schon einen Filter für den Workflow voreingerichtet. Da fügen wir jetzt im nächsten Schritt noch den Schritt-Filter hinzu.
- Wähle hier nun Filter hinzufügen und im Dropdown anschließend den letzten Schritt deines Workflows als Filter aus. In unserem Beispiel ist das der Schritt "Abrechnung". Sobald wir diesen ausgewählt haben, können wir im neuen Dropdown nun auswählen, welche Statuswerte wir weiterhin in unserer Vorgangsliste angezeigt bekommen wollen.
Für uns heißt das: Wenn der Status eines Vorgangs im Schritt "Abrechnung" noch "Ausstehend" oder "Gestartet" ist, aber nicht "Abgeschlossen", dann soll uns dieser Vorgang angezeigt werden. Im Beispiel sieht das dann so aus:
- Schon während der Klickens auf die Checkboxen siehst du, wie Vaira im Hintergrund interaktiv deine Vorgangsliste anpasst. Jetzt werden dir keine Vorgänge mit dem Status "Abgeschlossen" im Schritt "Abrechnung" mehr angezeigt.
- Du kannst diesen Filter nun entweder temporär nutzen oder speichern.
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- Als temporärer Filter: Falls du nur jetzt gerade diese Filterung brauchst, kannst du jetzt mit der vorliegenden Vorgangsliste arbeiten, ohne sie zu speichern. Wenn du das nächste mal die Ansicht wechselst oder die Seite neu lädst, werden diese Filtereinstellungen wieder verschwunden sein.
Im Beispiel könnten wir also aus unzähligen Vorgängen nur dieses einen gesucht haben, öffnen diesen jetzt und brauchen den Filter danach nicht noch einmal. - Als dauerhafter Filter für deine Ansicht: Falls du diese Filterung dauerhaft beibehalten möchtest, kannst du sie als Bestandteil deiner Ansicht speichern. Klicke dazu oben rechts in deiner Vorgangsliste, sobald du die Filter fertig eingestellt hast, auf den Button Ansicht speichern. Deine Filter werden so dauerhaft in dieser Ansicht gespeichert und gehen auch beim Neuladen der Seite oder beim Wechsel deiner Ansichten nicht verloren.
Das kann z.B. gut dazu genutzt werden, um Ansichten für Vorgänge aus verschiedenen Workflows zu bauen und in jeder Ansicht auch eine eigene Spaltenansicht für deine Vorgänge zu erstellen. Dann kannst du mit nur einem Klick zwischen unterschiedlichen Datensätzen und Darstellungen in der Tabelle wechseln, ohne immer wieder in Filter und Suchen springen zu müssen.
- Als temporärer Filter: Falls du nur jetzt gerade diese Filterung brauchst, kannst du jetzt mit der vorliegenden Vorgangsliste arbeiten, ohne sie zu speichern. Wenn du das nächste mal die Ansicht wechselst oder die Seite neu lädst, werden diese Filtereinstellungen wieder verschwunden sein.
Damit hast du dir nun eine Ansicht gebaut, in der du nur nicht-abgeschlossene Vorgänge eines einzelnen Workflows sehen kannst.
Nicht-erledigte Vorgänge aus unterschiedlichen Workflows anzeigen
Das Vorgehen für nicht-erledigte Vorgänge aus mehreren Workflows ist dem oben beschriebenen Ablauf grundsätzlich recht ähnlich. Allerdings nehmen wir für diese spezielle Ansicht auch noch Spaltengruppen hinzu.
Die entscheidenden Stellen, an denen du Anpassungen vornehmen musst:
- In Schritt 3 oben musst du darauf achten, die letzten Schritte ALLER Workflows in deiner Tabelle aufzunehmen.
- Fasse diese Spalten anschließend in einer gemeinsamen Spaltengruppe zusammen – z.B. mit dem Namen "Letzter Schritt" oder "Abschluss". Wie du Spaltengruppen erstellst, erfährst du hier: Wie kann ich eine Ansicht im Vaira Office erstellen und bearbeiten? – Spalten gruppieren.
- Diese neue Gruppenspalte wird jetzt als eine eigene Spalte von Vaira interpretiert und kann von deinen Filtern angesprochen werden. Nutze in Schritt 5 jetzt also diese neue Gruppenspalte zum Filtern und verwende die gleichen Filtereinstellungen wie oben beschrieben.