Achtung: nur Administratoren und Nutzer mit speziell definierten Berechtigungen können Nutzer zu einem Unternehmenskonto hinzufügen.
Um einen neuen Nutzer zu deinem Unternehmenskonto hinzuzufügen, logge dich im Vaira Office ein.
Wähle im linken Menü den Button Benutzer und Gruppen und wähle danach Benutzer aus.
Einzelne Nutzer in Vaira erstellen
Über den Button Benutzer erstellen kannst du bequem einzelne Nutzer erstellen. Wenn du auf den Button klickst, öffnet sich ein Fenster.
Gib hier Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse des neuen Benutzers an. An diese E-Mail-Adresse wird später auch eine Mail geschickt, über die der Nutzer sich selbst ein Passwort geben und seinen Account final aktivieren kann. Optional kannst du auch eine Telefonnummer eingebe – das kann der Benutzer später aber auch selbst noch machen.
Falls du mit mehreren Organisationseinheiten in deinem Unternehmen arbeitest, kannst du den neuen Nutzer auch direkt zur passenden hinzufügen. Auch das kannst du später noch ändern.
Wenn du alle Einstellungen vorgenommen hast, kannst du auf Erstellen klicken. Der Benutzer wird nun per Mail benachrichtigt und kann seinen Account aktivieren. Du siehst in deiner Nutzerübersicht, welche Nutzer eine Einladung erhalten, aber noch nicht angenommen haben.
Solltest du die Benachrichtigung erneut an einen Nutzer verschicken wollen, der seine Einladung noch nicht angenommen hat, kannst du das hier auch tun. Über die drei Punkte in der Zeile eines Nutzers kannst du ein Untermenü öffnen, in dem du die E-Mail zur Aktivierung erneut versenden.
Mehrere Nutzer per CSV importieren und erstellen
Wenn du mehrere Nutzer gleichzeitig erstellen möchtest und eine passende CSV zur Hand hast, kannst du den Importieren-Button oberhalb der Liste nutzen. Dieses Feature ist vor allem interessant, wenn du Vaira zum ersten Mal einrichtest oder eine größere Menge neuer Benutzer auf einmal erstellen möchtest.
Der Weg zum Importieren
Klicke zunächst auf den Importieren-Button oberhalb der Benutzer-Liste. In diesem Fenster kannst du dir unten links über den Button die Vorlage herunterladen. Damit garantierst du, dass der Aufbau deiner CSV von Vaira genutzt werden kann. Alternativ kannst du auch eine eigene Tabelle erstellen – hier musst du allerdings genau auf den Aufbau achten.
Der Aufbau der Vorlage
Im Beispiel siehst du einen Export mit drei Benutzern. Wenn du die Vorlage herunterlädst, wird diese noch leer sein. Theoretisch kannst du diese Tabelle auch in jedem Tabellenprogramm selbst erstellen; wichtig ist nur, dass du alle Informationen aus der Kopfzeile mit aufnimmst.
Die Vorlage beinhaltet derzeit insgesamt sechs Informationen zu Benutzern:
Given Name
Hier kommt der Vorname des Benutzers hin. Diese Angabe muss zwingend ausgefüllt werden, um den Nutzer erstellen zu können.
Family Name
Das ist der Nachname des Nutzers. Diese Angabe muss zwingend ausgefüllt werden, um den Nutzer erstellen zu können.
Email adress
Die E-Mail-Adresse des Nutzers, zu der auch der Einladungslink versendet wird, um unter anderem ein Passwort für den Nutzeraccount zu erstellen. Diese Angabe muss zwingend ausgefüllt werden, um den Nutzer erstellen zu können.
Org Unit
Falls der Benutzer nicht zu deinem Unternehmen gehört, sondern eigentlich von einem externen Unternehmen stammt, kannst du hier entsprechend die ID der Organisationseinheit eintragen. Diese Angabe steht standardmäßig auf "default", kann aber in einen entsprechenden ID-Wert abgeändert oder leer gelassen werden.
Phone
Hier kannst du die Telefonnummer des Benutzers eintragen. Dabei solltest du darauf achten, die Ländervorwahl statt der 0 zu Beginn der Telefonnummer zu nutzen. Dieser Wert ist optional.
New State
Dieses Attribut beschreibt den Status des Benutzers. Wenn du neue Benutzer importierst, wirst du diese Option normalerweise nicht brauchen – dann kannst du das Feld einfach leer lassen.
Das Feld ist dann nützlich, wenn du nachträglich den Status mehrerer Benutzer gleichzeitig ändern möchtest. Hier stehen dir zwei Statuswerte zur Verfügung:
- Active: Der Benutzer wird vom »gesperrt«-Status wieder auf »aktiv« gesetzt.
- Suspended: Der Benutzer wird vom »aktiv«-Status auf den »gesperrt«-Status gesetzt.
Erstelle nach diesem Muster eine Tabelle aus allen Benutzern, die du erstellen oder deren Status du ändern möchtest.
Tipp: Falls du bereits ein ERP-System nutzt, bietet es dir vielleicht den Export von Nutzerdaten an. Dann musst du nur die benötigten Informationen aus der ERP-Export-Tabelle in die passende Form mit den passenden Kopfzeileninfos bringen.
Benutzer importieren
Wenn du die Tabelle erstellt hast, exportiere sie aus deinem Tabellenprogramm als CSV-Datei mit einem beliebigen Begrenzungszeichen für die Tabellenspalten.
Wichtig: Deine CSV muss als CSV in der Codierung UTF-8 gespeichert werden, damit z.B. auch Umlaute (Ä, Ö, Ü) richtig importiert werden. Was UTF-8 ist und wie du die Datei richtig speicherst, erfährst du in unserem Artikel »Wie kann ich eine CSV im UTF-8-Format speichern?«.
Du kannst die CSV anschließend über das entsprechende Feld in deiner Benutzerübersicht hochladen. Normalerweise wird das Begrenzungszeichen automatisch erkannt werden. Falls es nicht mit deiner Einstellung übereinstimmt, kannst du es hier noch ändern – stelle in diesem Fall aber bitte zuvor sicher, dass innerhalb deiner Tabelle das Begrenzungszeichen nicht innerhalb von Zellen verwendet wurde. Das zerstört nämlich das Format der Tabelle.
Im Anschluss musst du nur noch auf »Importieren« klicken. Egal ob 20 oder 2000 Benutzer – Vaira übernimmt jetzt die restliche Arbeit für dich. Die Benutzer werden erstellt und ihnen wird an die angegebene E-Mail-Adresse eine Bestätigungsmail geschickt, über die sie ihren Account inklusive Passwort aktivieren können.