Wie importiere ich Verzeichnisobjekte im Vaira Office?

Die Basics

Du hast eine lange Liste an Bauteilen, an Einträgen für dein Leistungsverzeichnis oder Ähnliches und möchtest diese nicht alle manuell im Vaira Office einpflegen? Verständlich. Daher haben wir eine Möglichkeit geschaffen, deine Daten bequem per .csv-Datei in Vaira hochzuladen.

1. Logge dich wie gewohnt ins Vaira Office ein.
2. Klicke links in der Seitennavigation auf den Menüpunkt Verzeichnisse.
3. Falls noch nicht geschehen, erstelle hier ein neues Verzeichnis. Du kannst genauso gut ein bereits bestehendes Verzeichnis öffnen.
   
   

Das Verzeichnis vorbereiten

Zunächst solltest du sicherstellen, dass deine Tabelle alle wichtigen Informationen umfasst, die deine Bauteile besitzen sollen. Hierzu musst du dein Verzeichnis einrichten und mit den entsprechenden Feldern ausstatten. Wie du das machst erfährst du in dieser Anleitung: Wie kann ich meine Verzeichnisse im Vaira Office aufbauen und die Struktur meiner Verzeichnistabelle ändern?

Upload von Objekten per (Muster-)CSV

Wozu eine Vorlage?

Sobald du alle Felder und Eigenschaften deines Objektverzeichnisses definiert hast, kannst du nun Objekte hochladen. Da du dir die Verzeichnisse wie Excel-Tabellen vorstellen kannst, bei denen jedes Objekt eine Zeile einnimmt und jedes Objektfeld und jede Objekteigenschaft eine eigene Spalte ist, ist es wichtig, dass beim Upload der Aufbau deiner CSV mit dem Aufbau der Tabellenspalten übereinstimmt.

Die Vorlage herunterladen

Am einfachsten ist es daher, wenn du die CSV-Mustervorlage nutzt, die wir dir in Vaira zur Verfügung stellen. In dieser ist deine Verzeichnistabellen-Konfiguration eingepflegt und du musst deine Verzeichnisobjektdaten nur in diese Tabellenform kopieren, um sie dann problemfrei hochladen zu können. Das machst du folgendermaßen:

1. Klicke oben rechts von deiner Verzeichnistabelle auf das Drei-Punkte-Icon.
2. Wähle hier den Punkt Objekte importieren aus.
3. Klicke bei CSV-Begrenzungszeichen auf den Separator, den du in der Vorlage und in deiner CSV generell nutzen möchtest. Falls du dir unsicher bist, was das bedeutet, bekommst du weiter unten eine Erklärung.
4. Klicke anschließend  im Popup unten links auf den Button Vorlage herunterladen und wähle einen Ort auf deinem Computer aus, wo die Datei gespeichert werden soll.
   
   

Das Trennzeichen ist wichtig 

Bei der Wahl des Trennzeichens musst du darauf achten, dass es nicht anderweitig in deiner Tabelle vorkommt, da es sonst zu Interpretationsfehlern kommen kann. Hätte in einer Beispieltabelle Max Mustermann zum Beispiel mehrere Berufe, würde die CSV womöglich so aussehen:

Name,Vorname,Alter,Beruf

Mustermann,Max,24,Schornsteinfeger, Gärtner und Hobbyfotograf

Testfrau,Tina,48,Sachbearbeiterin

Lustig,Ludwig,92,Rentner

Das Problem: Die Zeile von Max hätte nun zwei Spalten mehr als deine Kopfzeile vorgibt. Das führt entweder dazu, dass dein Tabellenprogramm neue Spalten ohne Namen erstellt, oder dazu, dass die Werte fortlaufend gelesen werden und in die nächste Zeile springen. Dann wäre statt "Testfrau" nun "Gärtner und Hobbyfotograf" im "Name"-Feld von Tina Testfrau und auch alle weiteren Felder würden sich um ein Feld verschieben. 

Nach dem Download der Muster-CSV

Du erhältst mit dem Download eine .CSV-Musterdatei, die du mit jedem gängigen Tabellenprogramm öffnen kannst und die genau der Form entspricht, die du brauchst. Sie beinhält die IDs aller denier Objektfelder und Objekteigenschaften als eigene Spalten. Hier musst du nun nur die Daten aus deinen eigenen Tabellen-Spalten in die passenden Spalten der Muster-CSV kopieren.

In unserem Fall sieht das so aus:

Alternativ kannst du natürlich auch eine eigene CSV-Tabelle mit den IDs bauen. Da das aber sehr fehleranfällig sein kann, raten wir dringend zur Nutzung des Download-Musters.

Die CSV befüllen

Jetzt liegt es an dir, die CSV mit deinen Daten zu befüllen. Falls du schon eine eigene Tabelle hast, musst du nur die Inhalte der Spalten aus deiner Tabelle in die passende Spalte der Musterdatei kopieren. Ansonsten kannst du natürlich auch manuell alle Daten in dieser Tabelle eintippen.

Die meisten Spalten weiter rechts werden durch dich erzeugt sein durch Objektfelder und Objekteigenschaften und daher hochgradig individuell. Die ersten Spalten sind aber Systemspalten von Vaira und bedeuten Folgendes:

• asset_id: Das ist die ID deines Objekts. Denke daran, das es hier klare Regeln gibt, wie eine ID aufgebaut sein darf: Die ID kann Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Unterstriche enthalten. Sie muss mit einem Buchstaben beginnen und kann bis zu 40 Zeichen lang sein.
   
• display_name: Das ist der Anzeigename deines Objekts, der keinen besonderen Regeln unterliegt.
• fields: Hier gibst du die IDs der Felder an, die in dem jeweiligen Bauteil aktiv sein sollen. Das ist gleichbedeutend mit dem Haken vor einem Objektfeld – denn nicht jedes Objektfeld eines Verzeichnisses muss auch für jedes Verzeichnisobjekt aktiv und bearbeitbar sein. Gib die IDs der Felder an, die aktiv sein sollen und trenne mehrere IDs mit einem Komma ohne Leerzeichen.
• pinned_fields: Hier gibst du an, welche Felder in deiner Tabelle für dieses Objekt angepinnt sein sollen. Gib hier die IDs der Felder ein; mehrere Felder trennst du mit einem Komma ohne Leerzeichen.
• hidden_fields: Hier gibst du an, welche Felder in deiner Tabelle für dieses Objekt versteckt sein sollen. Gib hier die IDs der Felder ein; mehrere Felder trennst du mit einem Komma ohne Leerzeichen.
• symbol: Hier siehst du einen relativen Pfad zum Symbol, das deinem Verzeichnisobjekt zugewiesen ist; das kann so etwas sein wie: organizations/c7be7mnm5f1rdro8tg2g/symbolSets/ckahj9oqdqh9aot187ag/symbols/cl5nginetmitiapjga60.
  
  Das ist ein Teil der URL, wenn man das Symbol über den Browser aufrufen würde. Diese Spalte ist vor allem wichtig, wenn du fertige Datensätze exportierst, um sie später wieder zu importieren. Dann funktionieren die Zuordnungen reibungslos.
  
  Wir raten aber davon ab, dieses Feld auf eigene Faust manuell zu befüllen. Falls du Symbole zu ganz neuen Objekten hinzufügen möchtest, lass dieses Feld besser leer, importier alle Bauteile und nimm die Zuweisung dann manuell im Vaira Office über unsere Zurodnung vor. Wie du das machst, erfährst du hier: Wie weise ich Verzeichnisobjekten (z.B. Bauteilen) ein Symbol aus einem Symboldatensatz zu?
• restrict_geometry_types: In diese Spalte kommen nur die beiden Werte TRUE oder FALSE (also WAHR oder FALSCH im Deutschen). Hier legst du fest, ob das Bauteil nur zu bestimmten Messobjekten zugewiesen werden kann – ob zu Punkten, Linien oder Polygonen bzw. Flächenobjekten.
  
  Wenn du hier TRUE einstellst, wird die nächste Spalte relevant, um zu definieren, zu welchen Messobjekten dein Verzeichnisobjekt zugewiesen werden darf. Wenn du hier FALSE eingibst, dann ist die nächste Spalte irrelevant und wird nicht berücksichtigt.
• assignable_geometry_types: Wenn die vorherige Spalte die Angabe TRUE hat, kannst du hier nun festlegen, welchen Messobjekten dein Verzeichnisobjekt zugewiesen werden darf. Du kannst hier keine Angabe machen (dann kann das Objekt keinem Messobjekt zugewiesen werden), einzelne, zwei oder alle drei auswählen (wobei drei der Standardwert ist und gleichbedeutend, als würdest du gar keine Einschränkung machen).
  
  Mehrere erlaubte Objekte führst du hier auch wieder ohne Leerzeichen und mit Komma getrennt auf. Die Schlüsselwörter sind:
  • Point für einzelne Punkte
  • LineString für Linienobjekte
  • Polygon für Flächenobjekte
    
    
  Wenn du einem Verzeichnisobjekt also z.B. nur erlauben möchtest, dass es einzelnen Punkten oder Linienobjekten, aber keinem Flächenobjekt, zugewiesen werden darf, dann würdest du in diese Spalte schreiben: Point,LineString .
  
  

Eine befüllte Tabelle mit einigen Bauteilen kann z.B. so aussehen:

Alle weiteren Spalten sind deine individuellen Spalten mit den jeweiligen Feldtypen. Achte daher darauf, dass du die korrekten Werte in die Zellen einträgst – du kannst zum Beispiel keinen Text in ein Zahlenfeld importieren.

Die CSV speichern

Du kannst die Datei anschließend wie gewohnt speichern. Wichtig ist dabei nur, dass du den Dateityp CSV mit der Codierung UTF-8 auswählst.

Die CSV importieren

Importieren kannst du deine CSV-Daten über das gleiche Fenster, in dem du bereits das Muster heruntergeladen hast.

1. Logge dich wie gewohnt ins Vaira Office ein.
2. Klicke links in der Seitennavigation auf den Menüpunkt Verzeichnisse.
3. Falls noch nicht geschehen, erstelle hier ein neues Verzeichnis. Du kannst genauso gut ein bereits bestehendes Verzeichnis öffnen.
4. Klicke oben rechts von deiner Verzeichnistabelle auf das Drei-Punkte-Icon.
5. Wähle hier den Punkt Objekte importieren aus.
6. Klicke bei CSV-Begrenzungszeichen auf den Separator, den du in deiner CSV genutzt hast. Falls du dir unsicher bist, was das bedeutet, bekommst du weiter unten eine Erklärung.
7. Lade anschließend die CSV hoch, indem du auf den Button CSV hochladen klickst und die entsprechende Datei auf deinem Computer auswählst.
8. Wenn du einen Haken in das Feld Verzeichnis vor dem Import leeren setzt, werden vor dem Upload alle bisherigen Objekte aus deinem Verzeichnis gelöscht. Machst du das nicht, werden die neuen Objekte zum Verzeichnis hinzugefügt.
   
   Außerdem werden auf Basis der IDs alle bereits bekannten Objekte mit den möglicherweise neuen Werten aus deiner CSV überschrieben. Wenn du also ein Objekt mit der ID"Muffe" in deinem Verzeichnis hast und ein Objekt mit "Muffe" in der Spalte asset_id, dann erkennt Vaira die beiden Objekte als gleich und aktualisiert den bekannten Datensatz entsprechend, ohne ein neues Objekt zu erstellen.
9. Wenn du mit allen Einstellungen zufrieden bist, klicke abschließend noch auf Importieren unten rechts.

Fertig!

Du bekommst eine Fehlermeldung?

Dann scheint deine Muster-CSV von deinen in Vaira angegebenen Feldern und Eigenschaften abzuweichen oder es gibt einen anderen Fehler in deinen eingetragenen Spaltenwerten. Ein Upload ist nur möglich, wenn du strikt der Form der Muster-CSV auf Basis deiner Tabellendaten folgst und auch die Feldtypen berücksichtigst. Stelle sicher, dass deine CSV in der Struktur genau dem Muster entspricht und versuche es erneut. Sollte es dann immer noch nicht klappen, kannst du dich auch mit deiner Frage an unser Team wenden.