Achtung: nur Administratoren und Nutzer mit speziell definierten Berechtigungen können Nutzer zu einem Unternehmenskonto hinzufügen.
Um Zugriffsrechte von Nutzern oder Gruppen zu verwalten, müssen diese zunächst in deinem Unternehmenskonto vorliegen. Wie du Nutzer zu deinem Konto hinzufügst erfährst du in dieser Anleitung: Wie kann ich Nutzer zu meinem Unternehmenskonto hinzufügen?
Was ist was – von Berechtigungen, Rollen, Dienstkonsten, Nutzern, Gruppen und Organisationseinheiten
Es gibt verschiedene Möglichkeiten in Vaira, die Rechte von Nutzern, Gruppen und Organisationseinheiten einzustellen. Daher hier ein kurzer Abriss, was die Begriffe jeweils bei uns bedeuten:
Nutzer
Ein einzelner Nutzer mit einer eigenen Lizenz. Rechte und Rollen, die auf Nutzer-Ebene gegeben werden, gelten nur für diesen Nutzer.
Beispiele für einen Nutzer: Manfred Monteur, Sebastian Schweißer oder Detlef Doku.
Gruppen
Du kannst mehrere Nutzer zu einer Gruppe hinzufügen. Du kannst Gruppen mit eigenen Rechten ausstatten. Diese Rechte werden dann automatisiert an alle Mitglieder vergeben, ohne, dass du die Einstellung für jeden Nutzer einzeln vornehmen musst.
Beispiele für Gruppen: Kolonne 1 (Manfred Monteur und Sebastian Schweißer) oder Außendienst (Manfred Monteur, Sebastian Schweißer und Detlef Doku).
Organisationseinheiten
In Organisationseinheiten fasst du Nutzer oder Gruppen zusammen, die nicht zu deinem Unternehmen gehören. So kannst du auch externe Partner oder Dienstleister mit in deine Prozesse aufnehmen. Mehr dazu findest du in der entsprechenden Anleitung
Rollen
Über Rollen greifst du tief auf die Berechtigungsstruktur zu und kannst feinstkörnig einzelne technische Rechte erteilen. Hier entscheidest du, wer generell Bestandteile deiner Organisation sehen, verändern oder löschen darf. Rollen sind dabei die Grundebene für die Rechtevergabe.
Die Grundeinrichtung von Vaira kommt bereits mit einigen vordefinierten Rollen, die du auch nicht löschen kannst:
- Auditor
- Bearbeiter
- Betrachter
- Filterbearbeiter
- Filterbetrachter
- Filterinhaber
- Gruppen-Administrator
- IAM-Administrator
- Inhaber
- Service Account Administrator
- Verzeichnis-Administrator
- Verzeichnis-Editor
- Verzeichnisbetrachter
- Verzeichnisprüfer
- Vorgangs-Aufgaben-Bearbeiter
- Vorgangs-Aufgaben-Betrachter
- Vorgangs-Schritt Abschließer
- Vorgangs-Schritt Betrachter
- Vorgangsadministrator
- Vorgangsbetrachter
- Vorgangsersteller
- Vorgangslöscher
- Vorgangsprioisierer
- Workflowbuilder Betrachter
- Workflowbuilder-Administrator
Mit diesen Rollen kannst du bereits alle Funktionen von Vaira sinnvoll für deine Gruppen vergeben, um z.B. Zugriffsrechte auf Verzeichnisse, deine Workflows oder Vorgänge zu steuern. Dir steht es aber natürlich frei, auch eigene Rollen zu entwerfen und beliebige Berechtigungen miteinander zu kombinieren.
Diese Rollen sind nun die Grundlage für die finale Berechtigungsverwaltung.
Berechtigungen
In deinen Berechtigungen kannst du Richtlinien für Nutzer, Gruppen und Organisationseinheiten erstellen. Dazu wählst du zunächst einen Nutzer, eine Gruppe oder eine Organisationseinheit (oder auch mehrere nacheinander) aus und weist diesen dann eine oder mehrere Rollen zu. Wie genau du das machst, schauen wir uns im Folgenden an.
Wie du praktisch Berechtigungen einrichtest
Gut zu wissen: In dieser Anleitung nutzen wir die vordefinierten Rollen in Vaira. Solltest du eigene Rollen erstellen wollen, findest du hier die passende Anleitung: Wie kann ich benutzerdefinierte Rollen im Vaira Office erstellen?
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Stelle sicher, dass die gewünschten Nutzer, Gruppen und/oder Organisationseinheiten in deinem Account existieren. Das machst du über das Menü Benutzer und Gruppen in der linken Seitenleiste und anschließend im Untermenü Benutzer, Benutzergruppen oder Organisationseinheiten.
- Klicke nun auf das Zahnrad-Menü auf der linken Seite und anschließend auf das Untermenü Berechtigungen.
- Um eine neue Berechtigung zu erstellen, klicke oben links auf Rolle zuweisen.
- Im Popup, das sich öffnet, musst du nun zunächst auswählen, welche Mitglieder ein Teil dieser Rolle sein sollen. Hier kannst du nun beliebig viele Nutzer, Gruppen und Organisationseinheiten auswählen.
- Anschließend gibst du diesen Mitgliedern eine oder mehrere Rollen. Beim Klick auf das Feld öffnet sich ein Dropdown mit allen aktuell erstellten Rollen. Du kannst auch Wortbestandteile in das Feld eintippen, um die Dropdown-Auswahl einzugrenzen.
- Wenn du mehrere Rollen hinzufügen möchtest, kannst du über den Button Rolle hinzufügen unten links weitere leere Felder erzeugen. Über das Papierkorb-Symbol rechts kannst du Rollen auch wieder löschen.
- Sobald du mit deiner Richtlinie zufrieden bist, kannst du sie mit einem Klick auf Speichern unten rechts sichern.
- Um eine neue Berechtigung zu erstellen, klicke oben links auf Rolle zuweisen.
Damit hast du erfolgreich Berechtigungen für deinen Vaira-Account und deine Nutzer, Gruppen und Organisationseinheiten erstellt.