Wie kann ich meine Verzeichnisse im Vaira Office aufbauen und die Struktur meiner Verzeichnistabelle ändern?

Bevor du startest: Du solltest bereits mit dem allgemeinen Aufbau von Verzeichnissen vertraut sein.

Ein Verzeichnis bearbeiten

Wie du bereits weißt, kannst du dir dein Verzeichnis wie eine Excel-Tabelle vorstellen. Jedes Objekt ist eine Zeile und du musst global für alle Objekte in diesem Verzeichnis die "Spalten" definieren. Dafür benötigst du den Bearbeitungs-Modus. Um deine Verzeichnistabelle anzupassen, gehe wie folgt vor:

Öffne im Vaira Office deine Verzeichnisliste, wähle ein Verzeichnis deiner Wahl aus und öffne dieses.
Klicke in deiner Verzeichnistabelle oben rechts auf den Button Bearbeiten. Damit gelangst du in den Bearbeiten-Modus.
Oben rechts ändern sich daraufhin die Optionen:
1. Die aktuelle Revision im Dropdown wechselt zu Unveröffentlichte Änderungen.
2. Der Button Objekt hinzufügen wird hinzugefügt. Hierdurch kannst du neue Objekte in dein Verzeichnis aufnehmen.
  1. Gib diesen einen Anzeigenamen, eine eigene ID und klicke anschließend unten rechts auf Erstellen.
3. Über Veröffentlichen speicherst du alle Änderungen an deiner Revision. Gib im Popup einen Zusatztext ein, was sich an dieser Revision geändert hat – das erleichtert dir später die Nachvollziehbarkeit, falls du bestimmte Revisionen suchst.
4. Über das Drei-Punkte-Symbol erhältst du vier weitere Optionen, die dir bereits aus der Anleitung zum allgemeinen Aufbau des Verzeichnisses bekannt sind. Allerdings kannst du im Bearbeiten-Modus über den Punkt Verzeichnistabelle bearbeiten auch Änderungen an der Tabelle vornehmen – damit definierst du quasi die "Spalten" deiner Tabelle für jedes Objekt dieses Verzeichnisses. Wie du das machst, erfährst du weiter unten.
In jeder Objektzeile gibt es außerdem ganz rechts das Drei-Punkte-Icon. Im Ansichts-Modus gibt es dahinter nur die Option Öffnen. Im Bearbeiten-Modus erscheint auch die Option Löschen, über die du einzelne Objekte aus deinem Verzeichnis entfernen kannst.

Damit kennst du nun die wichtigsten Unterschiede zwischen dem Ansicht-Modus und dem Bearbeiten-Modus. Schauen wir uns nun an, wie du deine Verzeichnistabelle bearbeiten kannst.

Die Verzeichnistabelle bearbeiten

Um die Verzeichnistabelle zu bearbeiten, also quasi die "Spalten" für deine Objekte hinzuzufügen, gehe wie folgt vor:

Klicke oben rechts oberhalb deiner Verzeichnistabelle auf das Drei-Punkte Icon.
Klicke hier nun auf Verzeichnistabelle bearbeiten.
In diesem Menü baust du dir deine "Tabelle" zusammen. Grundsätzlich stehen dir hier zwei Bereiche zur Verfügung, über die unterschieden werden kann, wann die Informationen ausgefüllt werden müssen:
1. Objekteigenschaften: Das sind Informationen, die du in ein bestimmtes Verzeichnisobjekt einprägst und die bei jedem erstellten Listenobjekt automatisch mitgegeben werden. Wenn du zum Beispiel ein Objekt "PE-Rohr" erstellst, könntest du hier eine bleibende Objekteigenschaft "Materialtyp" hinzufügen. Diese Eigenschaft fülltst du in deinem Verzeichnis einmalig aus und sie wird in Zukunft an alle Objekte gegeben, die auf Basis dieses Verzeichnisobjekts zu Listen hinzugefügt werden. Mehr dazu erfährst du in dieser Anleitung: Objekteigenschaften.
2. Objektfelder: Das sind Informationen, die du beim Bestücken der Liste noch nicht festlegen kannst, sondern die z.B. individuell für jedes Bauteil eingestellt werden müssen. Das kann dann z.B. eine Seriennummer eines Bauteils sein, die immer vor Ort erfasst werden muss. Mehr dazu erfährst du in dieser Anleitung: Objektfelder.
Ziehe aus dem Bereich rechts beliebige Felder nach links – entweder in den Bereich für die Objekteigenschaften oder für die Objektfelder, je nachdem, was sinnvoller ist. Gib den Feldern einen Anzeigenamen und eine ID und mach sie, falls gewünscht, noch zu Pflichtfeldern über einen Klick auf Erforderlich. Das kann dann zum Beispiel so aussehen:
Wenn du mit den Änderungen zufrieden bist, klicke oben links im Seitenfenster auf Speichern.
Klicke abschließend noch auf Veröffentlichen oben rechts über deine Tabelle, um eine neue Revision zu erstellen und dein Verzeichnis damit in dieser neuen Version für alle Workflows verfügbar zu machen, in der sie referenziert wird.

Damit hast du deine Verzeichnisstruktur erfolgreich bearbeitet. Weitere Anleitungen rund um Verzeichnisse findest du hier: Verzeichnisse.