Wie verknüpfe ich Vorgänge im Vaira Office?

Vorgänge verknüpfen

Du kannst im Vaira Office beliebig viele Vorgänge miteinander verknüpfen – und sogar Vorgänge aus unterschiedlichen Workflows zusammen. Mithilfe eines spezifischen Labels, das in den Synchronisations-Feldern aller Vorgängen identisch ist, wird der reibungslose Austausch ermöglicht.

Die Verknüpfung muss nicht unbedingt in einem Arbeitsschritt erstellt werden. Nachträgliche Verknüpfungen sind ebenfalls möglich.

Was passiert, wenn ich Vorgänge verknüpfe?

Wird in einem Vorgang ein Feld ausgefüllt, das in einem oder mehreren verknüpften Vorgängen das gleiche Label für ein Feld hat, dann wird die Eingabe bei allen Feldern vorgenommen. Der Vorteil: trennst du zum Beispiel einen Prozess in mehrere kleinere Vorgänge auf, musst du nicht bei jedem Vorgang erneut die Projektnummer, die Adresse, den Kundennamen oder Ähnliches eingeben. Das spart Zeit und damit bares Geld.

Was passiert, wenn ein Feld bereits ausgefüllt war?

Wenn du Vorgänge verknüpfst, schaut Vaira, ob es bereits einen Wert in den Feldern der anderen Vorgänge gibt. Das Prinzip ist dabei einfach: die neuste Eingabe ist immer die, die gewinnt. Zur Veranschaulichung:

• Leere Vorgänge verknüpfen: Du hast drei Vorgänge, die nicht verknüpft waren. Keiner hat eine Eingabe bisher. Du verknüpfst sie miteinander. Nun sind alle Felder leer, aber wenn du das Feld in einem Vorgang ausfüllst, haben alle diesen Wert.
• Vorgänge mit Werten verknüpfen: Du hast zwei schon verbundene Vorgänge und möchtest einen Vorgang neu mit ihnen verknüpfen. Die beiden verbundene Vorgänge haben im Feld Kundenname den Eintrag "Koch". Im neue verknüpften Vorgang gibt es im Kundenname-Feld aber den Wert "Müller". Offenbar hat sich der Familienname also geändert. Da "Müller" im Datensatz von Vaira die jüngere Eingabe ist, haben alle Vorgänge nach dem Verknüpfen den Wert "Müller".

Bei verknüpften Vorgängen beeinflussen sich nur Felder, die die gleichen Labels haben. Felder ohne Label oder Felder mit unterschiedlichen Labels werden nicht synchronisiert. Hier kann also jeder Vorgang weiterhin für sich allein Eintragungen erhalten. Du kannst auch berechnete Felder in verknüpften Vorgängen synchronisieren.

Wie kann ich meine Vorgänge verknüpfen?

Damit Vaira weiß, welche Felder in den Vorgängen verknüpft sein sollen, musst du sie mit einem Label (in der Fachsprache: Annotation) versehen. Vom Prinzip her ist das ganz ähnlich zu IDs ein eindeutiges Erkennungsmerkmal für ein Feld.

Schritt 1: Feldern in deinem Prozess ein Label geben

1. Klicke im Workflow-Builder auf die Aufgabe, in der die Felder synchronisiert werden sollen. Im Beispiel siehst du eine vorbefüllte Aufgabe mit einigen Feldern, die für den Demozweck zu Verknüpfen erstellt wurden.
   
   

2. Klicke bei dem gewünschten Feld auf den Label-Button – der befindet sich unterhalb der ID und sieht aus wie ein Lesezeichen, das zur Seite gedreht ist.
   
   
   
   

3. Es öffnet sich ein Popup mit einigen Informationen zu Labels. Um ein neues Label hinzuzufügen, klicke unten links auf den Button Label hinzufügen.
   
   
   
   

4. Vaira fragt dich hier nun nach Schlüssel-Wert-Paaren.
   
   

   1. Füge den folgenden Schlüssel hinzu: vaira.app/sync-group. Dieser Schlüssel ist speziell für den Fall gedacht, dass du Vorgänge verknüpfen möchtest. Theoretisch kannst du hier auch andere Schlüssel-Wert-Paare angeben. Das ist allerdings nur für Schnittstellen relevant. Für die Synchronisierung musst du zwingend diesen Schlüssel verwenden.

   2. Unter Wert kannst du einen beliebigen Wert eintragen. Das ist der Wert, der entscheidet, welche Felder miteinander verbunden werden. Im Beispiel steht "meinTextFeld123". Das bedeutet: alle Felder, die den Wert meinTextFeld123 im Wert-Feld haben, werden miteinander synchronisiert. Die erlaubten Buchstaben, Zahlen und Zeichen erklärt dir der Hilfstext im Popup.

5. Du kannst einem Feld auch mehrere Schlüssel-Wert-Paare hinzufügen. Klicke dazu unten links erneut auf Label hinzufügen. Im Normalfall wirst du aber vermutlich mit einem einzelnen Paar erstmal auskommen.
   
   
   
   

6. Wenn du mit deinen Einstellungen zufrieden bist, klicke unten rechts auf Speichern.

7. Damit hast du nun ein einzelnes Feld mit dem Schlüssel-Wert-Paar ausgestattet. Damit die Verknüpfung Vaira-intern funktionieren kann, muss mindestens ein weiteres Feld nun das gleiche Schlüssel-Wert-Paar erhalten. Falls du mit Schnittstellen und externer Software arbeitest, kann auch eine einzelne Schlüssel-Wert-Konfiguration ausreichen.
8. Für die weitere Anleitung haben wir nun ein Textfeld, eine Checkbox und ein Zeitstempel-Feld innerhalb dieser einen Aufgabe erstellt, die wir über Vorgänge hinweg verknüpfen möchten.
   
   
   

Schritt 2: Vorgänge verknüpfen

Wenn dein Workflow bzw. auch mehrere Workflows mit dem Label ausgestattet sind, kannst du nun Vorgänge verknüpfen.

1. Öffne deine Vorgangsliste. Im Beispiel haben wir speziell für diese Anleitung eine Ansicht erstellt, die uns nur Vorgänge aus dem angepassten Workflow zeigt und zusätzlich die verknüpften Felder in unserer Vorgangsliste als Spalten eingebunden. Die oberen beiden Vorgänge haben wir neu erstellt, damit sie auf der neusten Revision des Workflows basieren und die neuen Felder in sich haben.
   
   
   
   

2. Wähle die Vorgänge aus, die du verknüpfen möchtest. Nutze dazu die Auswahlboxen ganz links von jedem Vorgang.
   
   
   
   

3. Sobald du mindestens einen Vorgang ausgewählt hast, erscheint oberhalb deiner Tabelle eine hellblaue Leiste mit mehreren Optionen. Klicke auf das Verknüpfungssymbol. 
   
   
   
   

4. Vaira fragt dich in einem Popup noch einmal, ob du die ausgewählten Vorgänge wirklich verknüpfen möchtest. Falls die angezeigten Vorgänge so stimmen, klicke unten rechts auf Vorgänge verbinden.
   
   
   

5. In deiner Vorgangsliste wird dir nun anhand des Kettenglied-Symbols angezeigt, dass Vorgänge von dir verknüpft wurden.
   
   
   
   

Woher weiß ich, welche Vorgänge miteinander verbunden sind?

In deiner Vorgangsliste siehst du zunächst nur, dass Vorgänge mit anderen verknüpft sind. Du siehst aber nicht, mit welchen sie verbunden wurden. Um das herauszufinden, kannst du in einen beliebigen Vorgang klicken, dessen Verbindungen du herausfinden möchtest.

1. Klicke auf einen der verknüpften Vorgänge.
   
   
   
   
2. Klicke links in der Unternavigation auf den Punkt Verknüpfte Vorgänge.
   
   
   
   
3. Hier siehst du nun, mit welchen Vorgängen der Vorgang verbunden wurde. Der Vorgang, in dem du dich gerade befindest, wird durch eine Hinweisplakette mit dem Text Aktueller Vorgang  hervorgehoben.
   1. Du kannst die Vorgänge über das Unlink-Symbol rechts in der Zeile voneinander trennen. Mehr dazu weiter unten.
   2. Du kannst auf einen der Vorgänge in der Liste klicken, um direkt zum Vorgang zu gelangen. Gerade bei mehreren verbundenen Vorgängen kann das hilfreich sein, um die Verlinkungen besser nachvollziehen zu können.

Wie kann ich Vorgänge aus einer Verknüpfungsgruppe entfernen?

Folge dazu den Schritten aus dem letzten Kapitel bis zum Screenshot. Im Screenshot siehst du auch schon den entsprechenden Button. Rechts in jeder Zeile siehst du ein durchgestrichenes Kettenglied. Hier kannst du zwei Änderungen vornehmen:

1. Auf das Kettenglied beim aktuellen Vorgang klicken: Dadurch wird der Vorgang, aus der Gruppe entfernt. Wenn es also eine Gruppe mit 10 Vorgängen wäre, würdest du den aktuellen Vorgang entfernen und die restlichen 9 Vorgänge würden weiterhin verbunden bleiben. Nach dem Entfernen wird deine Gruppen-Seite neu geladen und dein Vorgang hat nun keine aktiven Gruppen mehr.
2. Auf das Kettenglied eines anderen Vorgangs klicken: Dadurch wird der entsprechende Vorgang aus der Gruppe entfernt, dein aktueller Vorgang bleibt aber in der Liste und er bleibt weiterhin mit den restlichen Vorgängen verbunden.