Erfahren, wie du im Rahmen des kostenlosen Vaira-Accounts Vorgänge im Vaira Office erstellen kannst. Du erhältst auch weiterführende Links zur Bearbeitung von Vorgängen.
Mit deinem kostenlosen Vaira-Account hast du nicht nur Zugriff auf die Vaira App für iOS und Android, sondern auch für unsere umfangreiche Plattform – das Vaira Office.
Gut zu wissen: Anleitungen zum Vorgehen in der Vaira App findest du
- hier für die Vermessung: Kostenloser Vaira-Account: Wie kann ich die Vermessung mit der Vaira App nutzen?
- hier für die Fotodokumentation: Kostenloser Vaira-Account: Wie kann ich die Fotodokumentation mit der Vaira App nutzen?
Mit dem Vaira Office arbeiten vor allem Fachkräfte im Büro in ihrem neuen Arbeitsalltag. Hier kannst du Prozesse digital entwerfen, Vorgänge aus ihnen erstellen, Benutzer, Gruppen und externe Unternehmenszugänge organisieren, Richtlinien aufstellen, Ansichten erstellen, Reportings generieren, Ansichten und Dashboards entwerfen und vieles, vieles mehr.
Im Rahmen deines kostenlosen Accounts steht dir das Vaira Office nur in eingeschränktem Rahmen zur Verfügung. Du kannst dir Vorgänge aus einem von uns vorbereiteten Mini-Workflow erzeugen. Im Vaira kannst du deine Vorgänge alle zentral überblicken und auch einige Felder in ihnen ausfüllen. Sehen wir uns also an, wie du mit dem Vaira Office arbeiten kannst.
Im Vaira Office einloggen
Besuche die Seite https://office.vaira.app und logge dich hier mit deinen Vaira-Daten ein. Falls du noch keine Daten hast oder nicht weißt, wie du dich einloggen kannst, folge bitte dieser Anleitung: Wie kann ich Vaira kostenlos nutzen?
Der Aufbau des Vaira Office
Der Aufbau des Vaira Office unterscheidet sich je nachdem, wie viele Funktionen für deinen Account freigeschaltet sind. Mit deinem kostenlosen Vaira-Account hast du nur Zugriff auf die Vorgangsliste, in der du neue Vorgänge erstellen, alle Vorgänge überblicken verwalten kannst:
Im Vergleich dazu siehst du hier einen Screenshot aller Möglichkeiten des Vaira Office:
Oben siehst du eine Leiste, in der Grundinformationen zu deinem Account und deinem Unternehmen stehen. Die Leiste links dient der Navigation – hier kannst du die unterschiedlichen Menüs ansteuern. Dazu zählen von oben nach unten:
- Verzeichnisse
- Symboldatensätze
- Workflows
- Vorgänge
- Benutzer & Gruppen
Unten hast du drei weitere Icons. Diese umfassen ebenfalls von oben nach unten:
- Benachrichtigungen
- Einstellungen
- Support
In deinem kostenlosen Account findest du nur den Vorgänge- und den Supportbutton auf der linken Seite.
Gut zu wissen: Du möchtest alle Funktionen des Vaira Office ausprobieren? Dann erfährst du hier, wie du eine kostenlose 14-Tage-Vollversion erhalten kannst.
Die Fotodokumentation oder die Vermessung im Vaira Office bearbeiten
Du kannst Vorgänge in der Vaira App oder im Vaira Office erstellen. Beide werden immer miteinander synchronisiert und zeigen die dieselben Daten. Alles, was du im im Folgenden im Vaira Office machst, kannst du genauso gut auch über die Vaira App machen.
Wir erklären dir hier das Vorgehen für die Vaira App. Für das Vaira Office findest du eine gemeinsame Anleitung für Fotodoku und Vermessung hier: Kostenloser Vaira-Account: Wie kann ich in und mit dem Vaira Office arbeiten?
Einen Vorgang im Vaira Office erstellen
Öffne die Seite https://office.vaira.app und logge dich ggf. noch ein, falls du das noch nicht gemacht hast. Falls du nicht weißt, wie das geht, erfährst du das hier: Wie kann ich mich im Vaira Office einloggen?
Wenn du dich korrekt eingeloggt hast, startest du in der Übersicht deines Vaira-Accounts.
Gut zu wissen: Für deinen kostenlosen Account haben wir Menüpunkte wie die Nutzerverwaltung, Verzeichnisse, Symboldatensätze etc. entfernt, damit du dich auf das fokussieren kannst, was du in dieser Version auch nutzen kannst. Falls du alle Funktionen ausprobieren möchtest, kannst du das in der kostenlosen 14-Tage-Vollversion machen.
Mit einem Klick auf Vorgänge oder über das Icon oben links kommst du zu deiner Vorgangsliste.
Hier siehst du eigentlich alle deine Vorgänge. Da der Account aber frisch ist, siehst du stattdessen diesen Platzhalter, um deinen ersten Vorgang zu erstellen. Du kannst hier über das Dropdown-Feld auswählen, ob du einen Vorgang für die Fotodokumentation oder für die Vermessungsdokumentation erstellen möchtest.
Wir nehmen hier per Smartphone-Vermessung den Vermessungsworkflow für deinen Vorgang als Grundlage und klicken auf Vorgang erstellen.
Gut zu wissen: Mit deinem kostenlosen Vaira-Account kannst du beliebig viele Vorgänge beider Typen erstellen. Du kannst hier also nichts falsch machen und dich in Ruhe ausprobieren.
Info: Die weitere Bearbeitung für beide Workflows ist fast identisch. Wir erklären dir trotzdem beide Schritt für Schritt. Die Anleitung für die Fotodokumentation findest du weiter unten.
Die Bearbeitung von Vorgängen unterscheidet sich außerdem nicht von der Lizenzversion von Vaira. Daher kannst du auch jederzeit die umfassenden Anleitungen zu Rate ziehen:
Vermessungsworkflow – einen Vorgang bearbeiten
Vaira führt dich direkt in deinen neuen Vorgang. Dieser besteht aus einer einzelnen Aufgabe, die Vermessung heißt. Da die Aufgabe keine Pflichtfelder beinhaltet, könntest du den Vorgangsschritt Vermessung durchführen ohne weitere Bearbeitungen direkt oben rechts abschließen.
Wir möchten aber mit diesem Vorgang arbeiten und klicken daher auf das die Aufgaben-Kachel Vermessung.
Dadurch öffnet sich ein Seitenfenster. In diesem siehst du alle Felder, die in der Aufgabe Vermessung enthalten sind.
In unserem vorgefertigten Workflow haben wir hier vier Felder mit unterschiedlichen Typen für dich voreingestellt.
Ganz oben hast du das Feld Skizze erstellen. Über dieses kannst du Vermessungen durchführen. Im Vaira Office siehst du hier gerade nur die Information "Keine Vermessungen", da du bisher nichts vermessen hast. Das geht auch nur per Vaira App – du kannst hier später aber deine Ergebnisse ansehen.
Unter diesem Feld findest du das Feld Adresse, das ein reines Textfeld ist.
Darunter den Durchführungstag, der bei einem Klick auf das Feld oder auf das Icon rechts eine Kalenderansicht öffnet, aus der du ein Datum auswählen kannst.
Zuletzt findest du dann ein nicht-bearbeitbares Feld vom Typ Vorgangsart. Hier halten wir in diesem Workflow fest, ob es ein Vermessungs- oder ein Fotodokumentations-Vorgang ist.
Gut zu wissen: In der Vollversion von Vaira kannst du in deinen Vorgängen selbst bestimmen, in welchem Schritt und von welchen Personen Felder bearbeitet werden können sollen. Damit hast du jederzeit die volle Kontrolle über deine Daten. So beantragst du die 14-Tage-Vollversion.
Info: Hier folgt nun die gleiche, fast identische, Anleitung für den Fotodoku-Workflow. Um der weiteren gemeinsamen Anleitung zu folgen, scrolle weiter runter oder klicke hier.
Fotodoku-Workflow – einen Vorgang bearbeiten
Vaira führt dich auch hier direkt in deinen neuen Vorgang. Dieser besteht aus einer einzelnen Aufgabe, die Fotodokumentation heißt. Da die Aufgabe keine Pflichtfelder beinhaltet, könntest du den Vorgangsschritt Foto-Doku erstellen ohne weitere Bearbeitungen direkt oben rechts abschließen.
Wir möchten aber mit diesem Vorgang arbeiten und klicken daher auf das die Aufgaben-Kachel Fotodokumentation.
Dadurch öffnet sich ein Seitenfenster. In diesem siehst du alle Felder, die in der Aufgabe Fotodokumentation enthalten sind.
In unserem vorgefertigten Workflow haben wir hier vier Felder mit unterschiedlichen Typen für dich voreingestellt.
Ganz oben hast du das Feld Fotodokumentation. Über dieses kannst du deine Fotos über die Vaira App aufnehmen und hier im Vaira Office einsehen. Aktuell hat dieser frische Vorgang noch 0 Fotos.
Unter diesem Feld findest du das Feld Adresse, das ein reines Textfeld ist.
Darunter den Durchführungstag, der bei einem Klick auf das Feld oder auf das Icon rechts eine Kalenderansicht öffnet, aus der du ein Datum auswählen kannst.
Zuletzt findest du dann ein nicht-bearbeitbares Feld vom Typ Vorgangsart. Hier halten wir in diesem Workflow fest, ob es ein Vermessungs- oder ein Fotodokumentations-Vorgang ist.
Gut zu wissen: In der Vollversion von Vaira kannst du in deinen Vorgängen selbst bestimmen, in welchem Schritt und von welchen Personen Felder bearbeitet werden können sollen. Damit hast du jederzeit die volle Kontrolle über deine Daten. So beantragst du die 14-Tage-Vollversion.
Weitere Vorgänge erstellen
Info: Ab hier ist es wieder die gleiche Anleitung für beide Workflows.
Du kannst beliebig viele Vorgänge erstellen. Sobald ein erster Vorgang erstellt wurde, ändert sich das Vorgehen und geringfügig. Wenn du in deine Vorgangsliste kommst, siehst du nun eine Liste aller bereits erstellten Vorgänge, ihrer Grundinformationen und des Fortschritts.
Info: Weiter unten erklären wir dir im Detail, wie diese Vorgangstabelle aufgebaut ist.
Über den Button Vorgang erstellen oben rechts kannst du nun neue Vorgänge erschaffen. Dazu öffnet sich ein kleines Popup.
In dem kannst du wie bereits oben erst den Workflow auswählen, auf dem der Vorgang basieren soll, und dann auf Erstellen klicken.
Auf diese Weise kannst du beliebig viele Foto- und Vermessungsvorgänge erstellen.
Weiterarbeit in der Vaira App
Das sind alle Einstellungen, die du hier für deinen Vorgang im Vaira Office machen kannst. Für die Vermessung musst du nun die Vaira App nutzen. Die Ergebnisse deiner Vermessung kannst du anschließend sowohl in der Vaira App als auch wieder hier im Vaira Office ansehen.
Die Anleitungen für die Vaira App findest du aufgeteilt in zwei Anleitungen; einmal für die Vermessung und einmal in die Fotodoku:
- Kostenloser Vaira-Account: Wie kann ich die Vermessung mit der Vaira App nutzen?
- Kostenloser Vaira-Account: Wie kann ich die Fotodokumentation mit der Vaira App nutzen?
Der Aufbau der Vorgangs-Tabelle
Die Spalten deiner Tabelle haben wir auch für dich vorbereitet. Du findest hier die Spalten:
- Schlüsselfeld (der "Rufname" deines Vorgangs; der kann in der Lizenzversion von Vaira frei gewählt und sogar aus unterschiedlichen Feldern zusammengesetzt werden)
- Vorgangsart
- Adresse
- Erfassungsdatum
- Erfassung
- Prüfung
- Priorität
- Optionen (hier kannst du Vorgänge priorisieren oder löschen)
Falls du es genau wissen willst – Spaltengruppen: Die dick gedruckten Spaltennamen sind Gruppen. Das erkennst du am Symbol neben ihnen. Wenn du auf einen dieser Spaltennamen klickst, öffnest du damit die Spaltengruppe. Denn: jede Spalte steht für ein Feld bzw. einen Schritt innerhalb eines Workflows. Da aber das Feld "Adresse" im Workflow für Vermessungen ein anderes Feld ist, als das Feld "Adresse" im Workflow für Fotodokumentation, haben wir dir diese in der Tabelle zusammengefasst. So werden bspw. die Adressen beider Workflows in der Tabelle angezeigt, ohne, dass du leere Felder in deiner Tabelle hast.
Wenn du mit deiner Maus über einen der Spaltennamen fährst, kannst du über den auftauchenden Pfeil die Sortierung der Tabelle anpassen. Erst alphabetisch aufsteigend, dann alphabetisch absteigend, dann wieder normal. Du kannst auch z.B. erst nach Adresse sortieren und dann im zweiten Schritt nach Erfassungsdatum für eine kaskadierende Sortierung.
Dokumentierte Skizzen und Fotos als PDF exportieren
Für den Export deiner Fotodokumentation oder deiner Vermessungsskizze haben wir dir eine Exportvorlage vorbereitet. Mit wenigen Klicks kannst du deine erfassten Daten als PDF exportieren. Klicke hierzu einfach im Vaira Office auf einen Vorgang, dessen Daten du exportieren möchtest.
Klicke anschließend im linken Menü auf den Unterpunkt Exportieren.
Wenn du hier nun auf Vermessungsskizze oder auf Fotodokumentation klickst (je nachdem, aus welchem Workflow der Vorgang stammt), wird automatisch der Export angestoßen. Das siehst du unten über die Info-Box.
Je nach Umfang deiner Dokumentation kann es nun einige Sekunden dauern, bis dein Browser automatisch die PDF herunterlädt. Eventuell musst du noch einen Speicherort angeben. Fertig!
Gut zu wissen: In der Lizenz-Version von Vaira kannst du diese Exportvorlagen selbst erstellen und personalisieren. Dann kannst du zum Beispiel dein eigenes Logo hinzufügen, mehr Felder in einem PDF gemeinsam exportieren und mehr. Die Individualisierung reicht so weit, dass du deine bisherigen Papiere eins zu eins in die digitale Welt übernehmen kannst. Mehr zur Erstellung eigener Exportvorlagen erfährst du im entsprechenden Artikel: Wie erstelle ich eine Word-Datei als Exportvorlage und welche Befehle kann ich für den Export nutzen?
Auf den Geschmack gekommen? Die Lizenzversion ermöglicht es dir, deine Vorgänge und digitalen Arbeiten komplett zu individualisieren.
- Du kannst dir eigene digitale Formulare mit unterschiedlichen Feldtypen erstellen.
- Du kannst optionale und Pflichtfelder selbst definieren.
- Du kannst Bauteil- und Leistungsverzeichnisse zu deinem Prozess hinzufügen und sie zu deinen Vermessungen hinzufügen. Dann kannst du mit wenigen Klicks deinen Vermessungspunkten Bauteile, Leistungspositionen und mehr zuweisen.
- Du kannst die Fotonachweise in der Vaira App und im Vaira Office sehen und so für eine Qualitätssicherung und Nachvollziehbarkeit von Vermessungen sorgen.
- Du kannst deine Prozesse von Anfang bis Ende selbst bauen und dynamisch und revisionssicher anpassen.
- Du kannst automatische Reportings zu deinen Vorgängen erstellen.
- Du kannst Audit-Protokolle zu jeder Änderung einsehen.
- Du kannst mehr Benutzer zu deinen Vorgängen hinzufügen, Gruppen erstellen und sogar andere Unternehmen mit in deine Prozesse integrieren.
- Und vieles, vieles mehr. Unser Vertriebsteam spricht gerne mit dir darüber, welcher Umfang von Vaira für dich der passende ist. Daraufhin erstellen wir dir ein Angebot, das deine Bedürfnisse deckt und deine Arbeit digital erleichtert!
Hier findest du eine Übersicht der Lizenzen für Vaira:
Die Vaira-Lizenzen
Hier kannst du ein kostenloses 10-Minuten-Telefonat mit unserem Vertrieb planen:
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Hier erfährst du alles zur kostenlosen 14-Tage-Vollversion:
Infos zur kostenlosen 14-Tage-Vollversion