Erfahre, wie du eine Ansicht im Vaira Office erstellen und bearbeiten kannst. Erfahre außerdem, wie sich Felder von Schritten in deiner Ansicht unterscheiden und welche Möglichkeiten es gibt, verfügbare Spalten gezielter zu finden.
Wie du sicherlich bereits weißt, legt die Ansicht fest, wie du deine Vorgangsliste im Vaira Office und auch in der Vaira App ansehen kannst. Sie definiert, welche Informationen dir in den Spalten deiner Vorgangsliste angezeigt werden sollen. Du kannst dir dabei selbst im Vaira Office zusammenstellen, wie diese Liste für dich aussehen soll. Öffne hierzu zunächst deine Vorgangsliste wie gewohnt über die Navigationsleiste links.
Eine neue Ansicht erstellen
Oben rechts kannst du nun den Button neue Ansicht erstellen klicken. Du gelangst so zu einer komplett neuen Ansicht, die noch keine benutzerdefinierten Spalten besitzt. Sie besteht aus Grundelementen, die in jeder Ansicht vorhanden sein müssen.
- Ganz links findest du wie gewohnt die Spalte zum Auswählen einer oder mehrerer Vorgänge gleichzeitig.
- Daneben findest du die Schlüsselfeld-Spalte. Was ein Schlüsselfeld ist, erfährst du hier – kurz gesagt ist es der „Rufname” deines Vorgangs, den du auch deinen Kollegen durchgeben würdest, damit ihr wisst, über welchen Vorgang ihr sprecht.
- Neben dieser Spalte gibt es außerdem noch eine Priorität-Spalte. Mehr Informationen zur Priorität findest du hier.
- Wie gewohnt wird jede Tabelle mit den Options-Buttons ganz rechts am Ende jeder Vorgangs-Zeile abgeschlossen.
Gut zu wissen: An diesen Grundspalten kannst du nichts verändern und du kannst sie auch nicht entfernen. Die Auswahlboxen und das Schlüsselfeld werden immer ganz links sein. Die Optionspunkte und die Priorität ganz rechts. Der Zwischenbereich gehört dir zur freien Bearbeitung.
Eine neue Spalte hinzufügen
Fügen wir nun also eigene Spalten zur Liste hinzu. Rechts neben der Spaltenüberschrift Schlüsselfeld siehst du ein +-Symbol. Wenn du auf dieses klickst, wird eine neue Spalte erstellt. Es erscheint automatisch eine Auswahlliste. Diese Liste umfasst alle Schritte und alle Felder von allen Prozessen deines Accounts. Du kannst in die Textzeile oben den Namen eines Feldes eingeben, um die Liste zu filtern. Im Beispiel habe ich "Adresse" eingegeben. Dadurch werden mir jetzt nur Felder angezeigt, die das Wort "Adresse" beinhalten:
Dick in schwarz siehst du jeweils die Namen der Schritte bzw. Felder. Grau unter jedem Eintrag steht der Workflow, aus dem der Schritt oder das Feld stammt. Schritte und Felder kannst du außerdem daran unterscheiden, dass Schritte rechts kein Symbol haben. Felder hingegen zeigen anhand des Symbols, um was für einen Feldtyp es sich handelt:
Im Beispiel oben ist "Abschluss" ein Schritt, da rechts kein Symbol ist. "Adresse" hingegen haben wir einmal im Workflow Januar 2021 – Detail" und einmal im Workflow "Hausanschluss Prozess alle Ge[werke]". Die beiden Felder sind mit dem AZ-Symbol als Textfelder identifizierbar. Das Feld "Alle Daten korrekt", das auch aus dem Workflow "Hausanschluss-Prozesse alle Ge..." kommt ist hingegen ein Checkbox-Feld.
Die Felder über Buttons filtern
Je nachdem, wie viele Workflows du hast, können das weiterhin ganz schön viele Schritte und Felder sein. Alternativ zur Textsuche oben kannst du deine Felderauswahl auch über die Buttons links von der Liste filtern.
Diese fünf Buttons erlauben dir unterschiedliche Ansichten und Filterungen deiner Liste. Die unteren beiden Buttons sind standardmäßig deaktiviert.
- Du kannst den oberen Button der beiden anklicken, um nur Felder angezeigt zu bekommen.
- Du kannst den unteren Button anklicken, um nur Schritte angezeigt zu bekommen.
- Wenn beide deaktiviert (also grau) sind, werden dir sowohl Felder als auch Schritte angezeigt.
Das hilft dir schon bei einer einfachen Sortierung und macht deine Liste übersichtlicher.
Die Informationen der Feld- und Schrittauswahl ändern
Die oberen drei Symbole neben deiner Auswahlliste ermöglichen es dir, unterschiedliche Informationen der Schritte und Felder anzeigen zu lassen. Der dickgedruckte schwarze Teil, also der Name des Schritts oder Felds, wird dir immer angezeigt. Mit den drei Buttons kannst du aber ändern, was dir in hellgrau angezeigt werden soll.
- Standardmäßig ist hier der oberste Punkt ausgewählt. Dieser bedeutet, dass der graue Text dir den Workflow anzeigen soll, aus dem der Schritt bzw. das Feld stammt.
- Wenn du den zweiten Button auswählst, wird dir in grau angezeigt, aus welcher Aufgabe das Feld stammt. Dabei wird dir aber nicht der Name der Aufgabe angezeigt, sondern stattdessen die Aufgaben-ID, die der Aufgabe gegeben wurde. Wichtig dabei zu wissen: Schritte sind keine Teile von Aufgaben (sondern andersherum) und haben daher keine Aufgaben-ID als grauen Text, sondern einfach leeren Raum.
- Wenn du den dritten Button auswählst, werden dir die IDs der Felder und Schritte selbst angezeigt. Hier bekommt auch wieder jedes Feld einen grauen Text, denn jeder Schritt, jede Aufgabe und jedes Feld in Vaira hat eine eigene ID, die hier angezeigt werden kann.
Die Ansicht speichern
Du kannst deine Ansicht jederzeit speichern und auch nachträglich noch weiter bearbeiten. Klicke hierzu einfach oben rechts auf den Speichern-Button. Du wirst bei einer ganz neuen Ansicht dann dazu aufgefordert, ihr einen Anzeigenamen und optional eine Beschreibung zu geben.
Eine weitere Spalte hinzufügen
Genug gefiltert! Die Tabelle hat in unserem Beispiel nun also die Spalte "Adresse" erhalten. Sobald wir die Option angeklickt haben, wird die Spalte automatisch hinzugefügt und falls wir bereits Vorgänge in unserer Liste haben, die in diesem Feld Eintragungen haben, werden diese auch direkt mit den richtigen Werten angezeigt:
Du kannst natürlich auch noch mehr Spalten zu deiner Vorgangsliste hinzufügen. Das machst du entweder über das Plus neben Schlüsselfeld, über das du eben schon eine neue Spalte erstellt hast. Oder du fährst mit deiner Maus in der Kopfzeile über deine neue Spalte. Während du mit der Maus z.B. über "Adresse" bist, erscheint rechts von der Spalte ebenfalls ein Plus-Symbol. Je nachdem, welches der Plus-Symbole du nutzt, wird die neue Spalte rechts von dieser Spalte hinzugefügt.
Keine Sorge: du kannst deine Spalten jederzeit umsortieren. Eigentlich ist also egal, welches Plus-Symbol du nutzt, um deine neue Spalte zu erstellen.
Klicke also auf eins der Plus-Symbole, um noch eine neue Spalte zu erstellen.
In diesem Fall habe ich schon einmal "Abrechn" in die Textzeile über der Auswahl eingegeben und bekomme nun alle Felder und Schritte, die diesen Wortteil im Wort haben. Im Beispiel also zwei Einträge namens "Abrechnung" aus zwei unterschiedlichen Workflows.
Wenn du auf den Eintrag klickst, wird auch diese Spalte automatisch erstellt und deiner Vorgangsliste hinzugefügt. Da es sich in diesem Fall um einen Schritt und nicht um ein Feld gehandelt hat, sehen wir hier auch statt eines Textes, einer Zahl oder eines Datums stattdessen eine Fortschrittsanzeige:
Nach diesem Muster kannst du nun auch weitere Spalten zu deiner Ansicht hinzufügen.
Spalten verschieben, umbenennen und löschen
Du kannst bereits erstellte Spalten auch noch bearbeiten. Links neben jeder selbsterstellten Spalte hast du das Sechs-Punkte-Symbol. Über dieses kannst du alle Einstellungen an der Spalte vornehmen:
- Wenn du auf das Symbol klickst und gedrückt hältst, kannst du die Spalte verschieben. Du kannst Spalten aber nur rechts von der Schlüsselfeld-Spalte und links von der Priorität umsortieren – also zwischen den beiden – umsortieren. Alles Standard-Spalten bleiben immer an ihrem Platz.
- Wenn du auf das Symbol einer Spalte klickst, kannst du die Spalte über die Auswahl löschen. Damit entfernst du sie nur aus deiner Ansicht – du kannst sie aber auch jederzeit wieder hinzufügen. Mit diesem Löschen machst du also nichts kaputt.
- Du kannst Spalten außerdem umbenennen. In den meisten Fällen wird das nicht notwendig sein, da deine Felder und Schritte vermutlich Namen haben, die nachvollziehbar sind. Theoretisch kannst du hier aber die Spalte "Abrechnung" auch in "Geld bekommen" o. Ä. umbenennen. Diese Umbenennung wirkt sich nur auf die Ansicht aus und ändert nichts am Feld in deinem Prozess.
Spalten gruppieren
Eine besondere Option bietet sich dir in der Auswahl, wenn du mehrere Textfelder in deiner Vorgangsliste hinzugefügt hast. Da sich in deiner Vorgangsliste auch Vorgänge aus unterschiedlichen Workflows sammeln können, kann es unübersichtlich werden, wenn du z.B. jedes "Adresse"-Feld jedes Workflows als eigene Spalte hinzufügen müsstest. Im Beispiel habe ich unten drei Vorgänge mit meinem Workflow A erstellt und die oberen Vorgänge sind alle aus meinem Workflow B. In der Übersicht habe ich hier noch eine Spalte für die Adresse aus Workflow A und eine Spalte für die Adresse für Workflow B:
Für solche Fälle haben wir Spaltengruppen entwickelt. Klicke einfach auf das Sechs-Punkte-Symbol einer der beiden Spalten und gehe mit deinem Mauszeiger auf den Eintrag Spaltengruppe erstellen. Rechts davon öffnet sich nun ein Untermenü, aus dem du auswählen kannst, mit welcher Spalte du die aktuelle Spalte gruppieren möchtest. Im Anschluss musst du der neuen gruppierten Spalte noch einen eigenen Namen geben – das kann der gleiche sein, wie von den einzelnen Spalten (also hier z.B. "Adresse") oder auch ein ganz anderer Name.
Im Beispiel wähle ich hier also Adresse von Workflow A aus und gruppiere sie mit Adresse von Workflow B. Ich nenne die Spalte in diesem Fall "Adresse(n). Das Ergebnis ist eine einheitliche Liste, die in einer Spalte die Adresse-Felder beider Workflows kombiniert:
So kannst du auch aus Vorgangslisten mit Vorgängen aus unterschiedlichen Workflows eine einheitliche, übersichtliche Vorgangsliste bauen.