Wie kann ich eine Ansicht im Vaira Office erstellen und bearbeiten?

Alle Möglichkeiten, deine Vorgangsliste übersichtlicher machen

Gerade bei vielen Vorgängen und unterschiedlichen Aufgabenbereichen kann die Liste aller offenen Vorgänge schnell erschlagen. Wir haben verschiedene Möglichkeiten implementiert, wie du deine Vorgangsliste übersichtlicher gestalten kannst. Alle Möglichkeiten findest du übersichtlich mit weiterführenden Links in diesem Artikel: Wie kann ich meine Vorgangsliste im Vaira Office allgemein durchsuchen, filtern und kategorisieren?

In dieser vorliegenden Anleitung sehen wir uns nun konkret das Werkzeug Ansichten an.

Wie kann ich meine Vorgangsliste mit Ansichten übersichtlicher machen?

Wie du sicherlich bereits weißt, legt die Ansicht fest, wie du deine Vorgangsliste im Vaira Office und auch in der Vaira App ansehen kannst. Sie definiert, welche Informationen dir in den Spalten deiner Vorgangsliste angezeigt werden sollen. Du kannst dir dabei selbst im Vaira Office zusammenstellen, wie diese Liste für dich aussehen soll. Öffne hierzu zunächst deine Vorgangsliste wie gewohnt über die Navigationsleiste links.

Eine neue Ansicht erstellen

1. Um eine neue Ansicht zu erstellen, klicke im Ansichten-Menü oben rechts auf den Plus-Button.
   
   
   
   

2. Deine Vorgangsliste wird nun mit einer neuen Ansicht auf den Standard ohne benutzerdefinierte Spalten zurückgesetzt. Dieser Standard besteht aus:
   
   
    

3. Oben rechts kannst du nun den Button neue Ansicht erstellen klicken. Du gelangst so zu einer komplett neuen Ansicht, die noch keine benutzerdefinierten Spalten besitzt. Sie besteht aus Grundelementen, die in jeder Ansicht vorhanden sein müssen.

   1. Ganz links findest du wie gewohnt die Spalte zum Auswählen einer oder mehrerer Vorgänge gleichzeitig.
   2. Daneben findest du die Schlüsselfeld-Spalte. Was ein Schlüsselfeld ist, erfährst du hier – kurz gesagt ist es der „Rufname” deines Vorgangs, den du auch deinen Kollegen durchgeben würdest, damit ihr wisst, über welchen Vorgang ihr sprecht.
   3. Neben dieser Spalte gibt es außerdem noch eine Priorität-Spalte. Mehr zu Prioritäten und wie du mit diesen arbeiten kannst erfährst du hier: Wie kann ich meine Vorgänge im Vaira Office priorisieren und mit Prioritäten arbeiten?
   4. Wie gewohnt wird jede Tabelle mit den Options-Buttons ganz rechts am Ende jeder Vorgangs-Zeile abgeschlossen.

Eine neue Spalte hinzufügen

1. Fahre mit der Maus über die Kopfzeile deiner Vorgangsliste. Es erscheinen zwischen den bisherigen Spalten unter anderem +-Symbole.
2. Klicke auf eins dieser +-Symbole, damit sich ein kleines Fenster öffnet.
   
   
   
   
3. Wähle aus der Liste den Schritt oder das Feld aus, aus denen du eine neue Spalte erzeugen willst.
   1. Du kannst die Liste auf Schritte oder Felder hin filtern. Klicke dazu auf das Filter-Symbol rechts und wähle aus, welcher Typ dir in der Liste angezeigt werden soll.
      
      
      
      
   2. Du kannst die Liste auch durchsuchen. Tippe in das Textfeld oben einfach einen Begriff oder einen Begriffsteil ein. Bei der Suche werden Anzeigenamen von Schritten, Feldern und Workflows sowie die angezeigten IDs berücksichtigt.
      
      
      
      
4. Wenn die Spalte hinzugefügt ist, kannst du nun noch weitere Spalten nach der gleichen Vorgehensweise hinzufügen.
   
   
   
   
5. Wenn du mit deiner Tabelle zufrieden bist, denke daran, die Ansicht zu speichern. Klicke dazu oben rechts über deiner Vorgangsliste auf den Button Ansicht speichern.
   
   
   
   
6. Gib deiner Ansicht im Popup nun noch einen Anzeigenamen (Emojis sind auch möglich) und optional eine Beschreibung. Klicke abschließend unten rechts auf den Button Speichern. Deine Ansicht erscheint daraufhin links im Menü deiner Ansichten und kann per Klick mit anderen Ansichten gewechselt werden.

Eine Spalte verschieben

1. Fahre mit der Maus über die Kopfzeile deiner Vorgangsliste.
2. Klicke einen Spaltennamen und halte diesen gedrückt.
3. Verschiebe die Spalte an die gewünschte Position.
4. Wenn du mit deiner Tabelle zufrieden bist, denke daran, die Ansicht zu speichern. Klicke dazu oben rechts in deiner Vorgangsliste auf den Button Ansicht speichern.

Eine Spalte löschen

1. Fahre mit der Maus über die Kopfzeile deiner Vorgangsliste. Es erscheinen für jede Spalte individuelle Symbole, unter anderem auch ein Drei-Punkte-Menü.
2. Klicke auf das Drei-Punkte-Menü der Spalte, die du löschen möchtest und klicke anschließend auf löschen.
3. Wenn du mit deiner Tabelle zufrieden bist, denke daran, die Ansicht zu speichern. Klicke dazu oben rechts in deiner Vorgangsliste auf den Button Ansicht speichern.

Eine Spalte umbenennen

1. Klicke auf das Drei-Punkte-Symbol der gewünschten Spalte.
2. Klicke auf Umbenennen.
   
   
   
   
3. Im Popup kannst du der Spalte nun einen neuen Namen geben.
   
   
   
   1. Theoretisch kannst du hier aber die Spalte "Gas" in "Supergas 3000" o. Ä. umbenennen. Diese Umbenennung wirkt sich nur auf die Ansicht aus und ändert nichts am Feld in deinem Prozess.
4. Wenn du mit deiner Tabelle zufrieden bist, denke daran, die Ansicht zu speichern. Klicke dazu oben rechts in deiner Vorgangsliste auf den Button Ansicht speichern.

Die Ansicht speichern

Egal, welche Änderung du vornimmst: Wenn du mit deiner Tabelle zufrieden bist, denke daran, die Ansicht zu speichern. Klicke dazu oben rechts in deiner Vorgangsliste auf den Button Ansicht speichern.

Spalten gruppieren

Eine besondere Option bietet sich dir in der Auswahl, wenn du mehrere Spalten in deiner Vorgangsliste hinzugefügt hast. Da sich in deiner Vorgangsliste auch Vorgänge aus unterschiedlichen Workflows sammeln können, kann es unübersichtlich werden, wenn du z.B. jedes "Adresse"-Feld jedes Workflows als eigene Spalte hinzufügen müsstest. Dafür gibt es Spaltengruppen.

Im Beispiel siehst du eine typische Herausforderung, wenn du mehrere Workflows nutzt. Gehen wir das Bild einmal durch:

• Links im Ansichten-Menü siehst du, dass wir uns gerade in der Ansicht "Spalten gruppieren" befinden.
• Oben links siehst du über die Filter-Einstellungen, dass wir in dieser Ansicht nur Vorgänge aus den Workflows "HA (Fttx)" und "Instanzliste-Vorgänge" in unserer Vorgangsliste angezeigt bekommen möchten.
• Unsere Vorgangsliste ist mit verschiedenen Spalten ausgestattet:
  • Schlüsselfeld (als Standardfeld)
  • Auftragsart (kommt aus dem Workflow "Instanzliste-Vorgänge")
  • Auftragsart (kommt aus dem Workflow "HA (Fttx)")
  • Stadt (kommt aus dem Workflow "Instanzliste-Vorgänge")
  • Stadt (kommt aus dem Workflow "HA (Fttx)")
  • Auftragsdaten (kommt aus dem Workflow "Instanzliste-Vorgänge")
  • Vorbereitung (kommt aus dem Workflow "HA (Fttx)")
  • Erfassung (kommt aus dem Workflow "Instanzliste-Vorgänge")
  • Glasfaser (kommt aus dem Workflow "HA (Fttx)")
• Du siehst hier bereits: Auftragsart und Stadt sind bei beiden Workflows bzw. Instanzen eigentlich das gleiche Feld, aber sie beziehen sich auf unterschiedliche Workflows. Daher haben die oberen beiden Vorgänge, die aus dem Workflow "HA (Fttx)" kommen, andere Spalten befüllt, als alle Vorgänge unter ihnen, die aus dem Workflow "Instanzliste-Vorgänge" stammen.
• Außerdem sind die Status-Spalten "Auftragsdaten" und "Vorbereitung" eigentlich für uns die gleiche Information und auch Erfassung und Glasfaser sind eigentlich ähnliche Schritte.

Wir können nun Spaltengruppen nutzen, um sinnverwandte Spalten zusammenzufassen. Dadurch hast du auch bei unterschiedlichen Vorgängen und Workflows eine einheitliche Vorgangsliste, die nicht voller Lücken ist. Wie du das schaffst, siehst du in diesem Video und erklären wir dir im Folgenden auch nochmal im Text:

1. Fahre mit der Maus über eine Spaltenüberschrift, sodass du das Drei-Punkte-Symbol sehen kannst und klicke auf dieses.

2. Fahre hier mit der Maus über Spaltengruppe erstellen. Du erhältst im Untermenü eine Auswahl von Feldern, mit denen du dieses Feld gruppieren kannst. Das ist aktuell beschränkt auf Textfelder, die miteinander gruppiert werden können und Status-Felder (also Schritte mit Fortschrittsanzeige), die kombiniert werden können. Klicke auf das Feld, mit dem du die Gruppierung erstellen möchtest.
   
   
   
   
3. Anschließend öffnet sich ein kleines Popup. Hier kannst du den Anzeigenamen für die Spaltengruppe einstellen. Das kann im Fall von zwei Mal "Auftragsart" naheliegend dann auch die Gruppe "Auftragsart" werden.
   
   
   
   Das ist aber keine Pflicht. Später im Video bei den Fortschritts-Spalten siehst du z.B., dass wir "Auftragsdaten" und "Vorbereitung" zusammenfassen und denen den Namen "Auftragsvorbereitung" geben, weil dieser Name den Fortschritt beider Felder besser beschreibt. Du bist hier also flexibel.
4. Auf diese Art kannst du auch mehr als zwei Felder miteinander gruppieren.
5. Wenn du mit deiner Tabelle zufrieden bist, denke daran, die Ansicht zu speichern. Klicke dazu oben rechts in deiner Vorgangsliste auf den Button Ansicht speichern.
   
   

Als Ergebnis hast du so eine einheitliche Tabelle, die die wichtigsten Feldinformationen auch aus unterschiedlichen Workflows und Vorgängen übersichtlich und ohne Leerfelder miteinander kombiniert. Diese Einrichtung sorgt auch bei komplexen Prozessen, Auftrags- und Datenstrukturen für aufgeräumte Übersichten und hilft dir bei deiner täglichen Arbeit mit Vaira.