Erfahren, wie du im Rahmen des Gratis-Pakets Vorgänge im Vaira Office erstellen kannst. Du erhältst auch weiterführende Links zur Bearbeitung von Vorgängen.
Bevor du startest: Falls du noch keinen Gratis-Zugang hast, die App noch nicht installiert hast oder nicht weißt, wie du dich ins Vaira Office oder in die App einloggen kannst, lies zuerst diesen Artikel: Wie kann ich die Gratis-Pakete von Vaira nutzen?
Mit deinem kostenlosen Paket hast du nicht nur Zugriff auf die Vaira App für iOS und Android, sondern auch für unsere umfangreiche Plattform – das Vaira Office. Mit dem Vaira Office arbeiten vor allem Fachkräfte im Büro in ihrem neuen Arbeitsalltag. Hier kannst du Prozesse digital entwerfen, Vorgänge aus ihnen erstellen, Benutzer, Gruppen und externe Unternehmenszugänge organisieren, Richtlinien aufstellen, Ansichten erstellen, Reportings generieren, Ansichten und Dashboards entwerfen und vieles, vieles mehr.
Im Rahmen deines Gratis-Pakets steht dir das Vaira Office nur in eingeschränktem Rahmen zur Verfügung. Du kannst dir Vorgänge aus einem von uns vorbereiteten Mini-Workflow erzeugen. Bis auf die Vermessung und frisch geschossene Fotos könntest du sogar alle Felder in deiner Aufgabe im Vaira Office ausfüllen. Sehen wir uns also an, wie du mit dem Vaira Office arbeiten kannst.
Im Vaira Office einloggen
Besuche die Seite https://office.vaira.app und logge dich hier mit deinen Vaira-Daten ein. Falls du noch keine Daten hast oder nicht weißt, wie du dich einloggen kannst, folge bitte dieser Anleitung: Wie kann ich die Gratis-Pakete von Vaira nutzen?
Der Aufbau des Vaira Office
Der Aufbau des Gratis-Paket-Vaira-Office unterscheidet sich kaum vom "echten" Vaira Office.
Oben siehst du eine Leiste, in der Grundinformationen zu deinem Account und deinem Unternehmen stehen. Die Leiste links dient der Navigation – hier kannst du die unterschiedlichen Menüs ansteuern. Dazu zählen von oben nach unten:
- Verzeichnisse
- Workflows
- Vorgänge
- Benutzer & Gruppen
Unten hast du drei weitere Icons. Diese umfassen ebenfalls von oben nach unten:
- Benachrichtigungen
- Einstellungen
- Support
Für dich ist im Gratis-Paket vor allem der Punkt »Vorgänge« relevant. Den klicken wir jetzt auch direkt an.
Deine Vorgangsliste
Du gelangst jetzt in deine Vorgangsliste. Bei dir dürfte sie jetzt am Anfang vermutlich noch leer sein, sofern wir dir nicht schon einen Vorgang erstellt haben.
Gut zu wissen: auch der Vorgangsliste haben wir einen eigenen Artikel gewidmet. Falls du mehr über sie erfahren möchtest, folge dem Link zum Artikel: Wie ist die Vorgangsliste im Vaira Office aufgebaut?
Wir haben dir die Liste so weit vorbereitet, dass du einfach mit ihr arbeiten kannst.
Einen Vorgang im Vaira Office erstellen
Klicke unten links von deiner Tabelle auf »Vorgang erstellen«. Du siehst nun eine Übersicht aller verfügbaren Workflows, aus denen heraus du einen Vorgang erstellen kannst. Im Gratis-Umfang sind das die Workflows »Freemium – Fotodokumentation« und/oder »Freemium – Smartphone Vermessung«. Wähle einen Eintrag aus und klicke auf »Erstellen«.
Damit hast du nun deinen ersten Vorgang erzeugt. Dieser ist auch direkt in deiner Vaira App verfügbar.
Der Aufbau der Vorgangs-Tabelle
Die Spalten deiner Tabelle haben wir auch für dich vorbereitet. Du findest hier die Spalten:
- Schlüsselfeld (der "Rufname" deines Vorgangs; der kann in der Lizenzversion von Vaira frei gewählt und sogar aus unterschiedlichen Feldern zusammengesetzt werden)
- Adresse
- Vorgangsart
- Erfassungsdatum
- Durchführung
- Prüfung
- Priorität
- Optionen (hier kannst du Vorgänge priorisieren oder löschen)
Falls du es genau wissen willst – Spaltengruppen: Die dick gedruckten Spaltennamen sind Gruppen. Das erkennst du am Symbol neben ihnen. Wenn du auf einen dieser Spaltennamen klickst, öffnest du damit die Spaltengruppe. Denn: jede Spalte steht für ein Feld bzw. einen Schritt innerhalb eines Workflows. Da aber das Feld "Adresse" im Workflow für Vermessungen ein anderes Feld ist, als das Feld "Adresse" im Workflow für Fotodokumentation, haben wir dir diese in der Tabelle zusammengefasst. So werden bspw. die Adressen beider Workflows in der Tabelle angezeigt, ohne, dass du leere Felder in deiner Tabelle hast.
Wenn du mit deiner Maus über einen der Spaltennamen fährst, kannst du über den auftauchenden Pfeil die Sortierung der Tabelle anpassen. Erst alphabetisch aufsteigend, dann alphabetisch absteigend, dann wieder normal. Du kannst auch z.B. erst nach Adresse sortieren und dann im zweiten Schritt nach Erfassungsdatum für eine kaskadierende Sortierung.
In einem Vorgang im Vaira Office arbeiten
Die Arbeit in einem Vorgang im Gratis-Paket unterscheidet sich nicht von der normalen Arbeit mit Vorgängen im Lizenzmodell von Vaira. Du kannst zwar keine Workflows selbst erstellen oder anpassen, aber alles, was du im Vorgang selbst findest, kannst du nutzen.
Eine Anleitung zur Bearbeitung von Vorgängen im Vaira Office findest du hier:
- Wie sind einzelne Vorgänge im Vaira Office aufgebaut?
- Wie kann ich Aufgaben im Vaira Office bearbeiten?
Dokumentierte Skizzen und Fotos als PDF exportieren
Für den Export deiner Fotodokumentation oder deiner Vermessungsskizze haben wir dir eine Exportvorlage vorbereitet. Mit wenigen Klicks kannst du deine erfassten Daten als PDF exportieren. Klicke hierzu einfach im Vaira Office auf einen Vorgang, dessen Daten du exportieren möchtest.
Klicke anschließend im Menü auf den Unterpunkt Exportieren.
Hier musst du jetzt nur auf Vermessungsskizze bzw. Fotodokumentation klicken. Es erscheint unten in deinem Browser eine Meldung, dass dein Export gerade durchgeführt wird. Je nach Umfang deiner Dokumentation kann es nun einige Sekunden dauern, bis dein Browser automatisch die PDF herunterlädt. Fertig!
In der Lizenz-Version von Vaira kannst du diese Exportvorlagen selbst erstellen und personalisieren. Dann kannst du zum Beispiel dein eigenes Logo hinzufügen, mehr Felder in einem PDF gemeinsam exportieren und mehr. Die Individualisierung reicht so weit, dass du deine bisherigen Papiere eins zu eins in die digitale Welt übernehmen kannst. Mehr zur Erstellung eigener Exportvorlagen erfährst du im entsprechenden Artikel: Wie erstelle ich eine Word-Datei als Exportvorlage und welche Befehle kann ich für den Export nutzen?
Auf den Geschmack gekommen? Die Lizenzversion ermöglicht es dir, deine Vorgänge und digitalen Arbeiten komplett zu individualisieren.
- Du kannst dir eigene digitale Formulare mit unterschiedlichen Feldtypen erstellen.
- Du kannst optionale und Pflichtfelder selbst definieren.
- Du kannst Bauteil- und Leistungsverzeichnisse zu deinem Prozess hinzufügen und sie zu deinen Vermessungen hinzufügen. Dann kannst du mit wenigen Klicks deinen Vermessungspunkten Bauteile, Leistungspositionen und mehr zuweisen.
- Du kannst die Fotonachweise in der Vaira App und im Vaira Office sehen und so für eine Qualitätssicherung und Nachvollziehbarkeit von Vermessungen sorgen.
- Du kannst deine Prozesse von Anfang bis Ende selbst bauen und dynamisch und revisionssicher anpassen.
- Du kannst automatische Reportings zu deinen Vorgängen erstellen.
- Du kannst Audit-Protokolle zu jeder Änderung einsehen.
- Du kannst mehr Benutzer zu deinen Vorgängen hinzufügen, Gruppen erstellen und sogar andere Unternehmen mit in deine Prozesse integrieren.
- Und vieles, vieles mehr. Unser Vertriebsteam spricht gerne mit dir darüber, welcher Umfang von Vaira für dich der passende ist. Daraufhin erstellen wir dir ein Angebot, das deine Bedürfnisse deckt und deine Arbeit digital erleichtert!
Hier findest du eine Übersicht der Vaira-Pakete:
Die Vaira-Pakete
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